Turismo MICE: cómo programar y gestionar estos viajes

Los viajes de negocios, conocidos como el sector del Business Travel, cada vez está más en auge y, año tras año, vira hacia el equilibrio entre negocios y experiencias que van más allá. Estamos hablando del turismo MICE, un término que hace referencia al turismo de reuniones, incentivos, congresos y exposiciones en el que se reúnen grandes grupos de trabajadores. El objetivo principal de este tipo de turismo es realizar actividades laborales, pero con la ventaja añadida de que a la par se pueden conocer nuevos lugares, aunando el ocio y el trabajo.

Este modelo de viaje en constante crecimiento queda reflejado en los datos. Según un informe elaborado por Eventoplus publicado durante el primer trimestre de este año, el turismo MICE pronosticaba un crecimiento de un 5% para este 2024. Además, este tipo de turismo se perfila como un factor esencial en la contribución a que este año se alcance un nuevo máximo histórico de visitantes en España, que podría llegar a los 95 millones. Un impulso que en nuestro país no solo favorece a las ciudades por excelencia del Business Travel –Madrid y Barcelona– sino también a otras zonas como Zaragoza o las Islas Baleares, donde supone un impulso económico.

Este tipo de turismo guarda varios puntos positivos que son la desestacionalidad y el gran impacto económico. Y es que actualmente el turismo MICE busca que los trabajadores tengan una experiencia 360º, que incluye restaurantes, actividades de ocio y turismo a la vez que trabajan y, por lo tanto, generan un impacto positivo en la economía local de cada destino.

“Aunque es cierto que este tipo de turismo está cada vez más extendido, organizar toda la agenda puede suponer un motivo de estrés extra para las empresas. Y es que, planear todas las actividades relacionadas con el ocio a la vez que se compaginan con jornadas y reuniones, es una tarea en sí misma”, explica Luca Carlucci, CEO y cofundador de BizAway. Y añade, “por eso, cada vez son más las compañías que confían en agencias especializadas en gestionar viajes de negocios que proporcionan una solución rápida, completa y experta para organizar estos viajes, cubriendo tanto las necesidades propias de los negocios, como el tiempo para disfrutar del ocio, creando un viaje a medida con las máximas garantías de éxito”.

Consejos para organizar un viaje MICE

La organización de un viaje MICE exitoso requiere de una cuidadosa planificación y gestión. Así, los expertos de BizAway, scale up de viajes corporativos, resaltan algunos consejos clave:

• Definir el propósito del viaje: Establecer el objetivo es esencial para elegir el tipo de evento adecuado, desde conferencias y seminarios hasta actividades de incentivo. Esto permitirá identificar las necesidades específicas de cada encuentro y agilizar los trámites logísticos.
• Planificación eficiente: La colaboración con agencias especializadas facilita la tarea de coordinar todos los aspectos del viaje. En este proceso, se pueden gestionar desde los servicios básicos como el transporte y el alojamiento, hasta solicitudes personalizadas como la organización de cenas privadas o tours exclusivos.
• Optimización de costes: El control de gastos es esencial para cualquier viaje de negocios, especialmente en el caso de los eventos MICE, donde se combinan múltiples actividades. Herramientas como la de BizAway permiten centralizar la gestión de gastos, simplificando la administración de facturas y mejorando la eficiencia del proceso.
• Promoción y preparación previa: Asegurarse de que todas las reservas y trámites estén completados con antelación garantiza una mayor disponibilidad de espacios y servicios. Además, disponer de tiempo suficiente para promocionar el evento facilita una mayor participación y éxito de este.

Una vez se da por concluida la jornada laboral, llega el momento de disfrutar del ocio. Este tiempo puede estar guiado por la propia empresa como, por ejemplo, facilitando al trabajador entradas para visitar un museo o una exposición; o bien dejarse como tiempo libre para que sea la propia persona quien decida qué le apetece hacer: dar un paseo, tomar un café o regresar al hotel a descansar.

Lo que está claro es que los datos hablan por sí solos: el turismo MICE se consolida como algo más que una tendencia y cada vez son más las empresas que se suman a ella, llegando a ser una ventaja competitiva en la captación de talento en las organizaciones. Y es que, en su experiencia, el Head of Sales de BizAway Giovanni Bernardi ve el turismo MICE “como una oportunidad única para que las empresas combinen lo mejor de ambos mundos: fortalecer sus relaciones laborales mientras exploran nuevos destinos y culturas”.

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