Qué preguntas debes hacerte antes de contratar un ERP

Según los últimos datos del INE, el 57,4% de las empresas españolas utiliza un ERP para gestionar todas sus operaciones desde un solo lugar. Un claro ejemplo son los retailers que se lanzan a la apertura de nuevas tiendas en distintos puntos geográficos o los ecommerce que hasta ahora han sido pure players digitales y ven en la tienda física una oportunidad para ampliar sus estrategias comerciales. Y es que, a medida que una organización crece es fácil perder información y caer en el caos operativo si seguimos utilizando herramientas aisladas o conectores que no funcionan.

Dar el paso a un software de gestión integral es crucial por la inversión que implica y por el tiempo de formación que requiere. Pero cada negocio deberá realizar un estudio exhaustivo de su situación y perspectivas de futuro antes de contratar este tipo de tecnologías que, normalmente, empiezan a ser recomendables para empresas que facturan entre 1 y 5 millones de euros.

¿Cómo saber si debes dar el salto hacia el ERP?

Carlos Liébana, fundador de Factor Libre, consultora tecnológica especializada en la creación de ERP para empresas con muchos productos, asegura: «Cuando nos planteamos la creación de un ERP a medida necesitamos pensar en el largo plazo. Podemos aglutinar todo, desde la integración de tiendas online y marketplaces, la facturación y todo lo que tiene que ver con gestión de almacén. Pero todo dependerá del momento en el que te encuentres, por eso es importante contratar un sistema que podamos ir personalizando y haciendo crecer al mismo ritmo que tu empresa».

• ¿Tengo un crecimiento rápido y continuo? Si la respuesta es afirmativa, puedes comenzar a planteártelo, ya que un crecimiento acelerado te demandará una gestión más estructurada y centralizada de la información y los recursos. En cambio, las empresas que se encuentran en fase de arranque, como puede ser una startup, primero deben esperar a asentarse y disponer de una capacidad financiera sólida. Soluciones más simples como un sistema de gestión de tipo SaaS o soluciones departamentales son suficientes en esta etapa.
• ¿Los sistemas que utilizo me funcionan? Si las distintas aplicaciones que utilizas te siguen permitiendo ser operativo, el cambio no será necesario. El problema llega cuando, a medida que la empresa crece, la falta de integración entre esas plataformas resiente tu eficiencia o hace perder demasiado tiempo a tu equipo. Un ERP unifica y optimiza toda la información para evitar la redundancia de tareas, y errores que pueden provocar costes económicos.
• ¿Dispongo de una buena analítica? La clave para poder seguir creciendo es tomar decisiones bien informadas y, para ello, los datos son fundamentales. En el momento en el que una empresa tiene dificultades para obtener reportes precisos y en tiempo real, un ERP actúa como fuente única del dato y permite su explotación con herramientas de reporting.
• ¿Mi próximo paso es la internacionalización? En este punto del viaje, un sistema ERP es la mejor opción porque al ser un servicio en la nube que aglutina todo en un mismo lugar, facilita la gestión de operaciones en distintos mercados, considerando además variables como el cambio de moneda, idiomas o regulaciones locales. Ante todo, lo importante es que tengas claro tus próximos pasos, ya que implementarlo en un escenario confuso podría sabotear tu estrategia.

En el momento en el que asumes que tu empresa necesita profesionalizar, digitalizar y automatizar sus operaciones, lo importante es que antes de contratar un ERP realices una evaluación profunda de tus necesidades  y capacidades para saber si, realmente, estás en el momento adecuado. Contar con proveedores como el español Factor Libre, con 15 años de experiencia en la implementación de estos sistemas, te facilita la toma de esta decisión crucial que podría agregar un valor competitivo a tu empresa. Marcas como Alain Afflelou, Scalpers o Farma Direct ya colaboran con Factor Libre

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