Juan García, de DocuWare: «Muchas empresas no saben todo lo que va a cambiar con la factura digital”

La inminente aplicación de normativas como la ley Crea y Crece va a suponer una revolución para los negocios, sobre todo para aquellos menos digitalizados. Esta es una de las conclusiones que hemos extraído de la entrevista a Juan García Sánchez, Director Regional de Ventas, Zona Sur de DocuWare y que está publicada íntegramente la V Guía Easy&Smart del software de gestión, que lanzamos el otro día.

El directivo nos explica cómo un software como el de DocuWare puede ayudar mucho a los pequeños y medianos negocios, ya que es capaz de automatizar todo el proceso de facturación. Además, la transparencia entre todos los actores implicados supone toda una ventaja para la administración de la empresa, a la vez que ayuda a cumplir todas las normativas sin ningún esfuerzo.

MuyPymes: Como especialista en la gestión documental, ¿cómo os están afectando la inminente llegada de las normativas de facturación?

Juan García Sánchez: Este tipo de normativas nos afectan positivamente, y me explico. Nosotros llevamos 35 años digitalizando y automatizando los procesos administrativos más repetitivos de las empresas, pero siempre nos encontrábamos con que el papel y, sobre todo, los procesos manuales se convertían en una barrera importante.

Y es que muchas PYMES no le daban importancia o no prestaban mucha atención al ahorro de tiempo que podías ofrecerles al automatizar estos procesos. Si nos ponemos a pensar, gestionar una factura manualmente puede llevarle a un administrativo alrededor de un minuto, y con DocuWare esto mismo se tarda 10 segundos (siendo generosos ).

Puede parecer que 50 segundos de ahorro en una factura pues no tiene mucha incidencia…. pero si recibo 10.000 facturas al año… 500.000 segundos de ahorro o, lo que es lo mismo, 140 horas de ahorro solo en este proceso, más archivar, buscar, aprobar o comprobar documentos… Por lo tanto, todo lo que obligue a las empresas a digitalizarse, para nosotros es beneficioso, porque vamos a eliminar una de las principales barreras, el papel.

MuyPymes: ¿Entienden las pymes españolas cómo va a revolucionar esto su día a día?

Juan García Sánchez: Muchas empresas no saben muy bien todo lo que va a cambiar la nueva ley de factura digital. Yo llevo prácticamente un año recorriendo España, contando todo lo que viene con la nueva Ley de Factura Digital, y siempre veo las mismas caras de asombro o las mismas preguntas.

Esto denota que la gente aún no se ha puesto a ello, o piensa que no se va a llevar a cabo (esto también me lo repiten mucho). Y claro que las va a revolucionar, pero principalmente en un apartado donde apenas nadie hace nada actualmente, que es en la comunicación de los cambios de estado de las facturas (tendremos que comunicar cuándo hemos recibido una factura, la hemos aprobado o rechazado y cuando la hemos pagado por parte de un proveedor, y lo mismo harán nuestros clientes con las nuestras).

MuyPymes: ¿Cómo se ha ido preparando Docuware para que los clientes cumplan las nuevas leyes?

Juan García Sánchez: La ley trae tres grandes cambios:

1. El formato: las facturas dejarán de hacerse en PDF o papel y se tendrán que hacer en formato XML, que es un formato digital estructurado. Aquí DocuWare lleva años preparado porque, desde hace ya mucho tiempo, soporta entre sus formatos admitidos los XML; aunque es cierto que hemos adaptado nuestro visor para admitir los específicos de la legislación española, que son FacturaE y EDI. Esto significa que cualquier factura XML que un cliente introduzca en DocuWare podrá visualizarla como si de un PDF se tratara.
2. La forma de envío: El segundo gran cambio de esta ley es que ya tampoco vamos a poder enviar las facturas o recibirlas por los canales habituales (es decir mail o correo postal), sino que vamos a tener que utilizar una Plataforma de Intercambio de Facturas. Estas, que existen desde hace ya unos cuantos años, serán las encargadas de enviarlas a nuestros clientes (siempre en las relaciones B2B, no a consumidor particular) y, a la vez, recogerán las que nos envíen nuestros proveedores. En DocuWare, desde que salió la ley, entendimos que éramos necesarios para automatizar este envío y recepción, y hoy en día estamos integrados con las principales plataformas del mercado, e incluso ya hay alguna que se ha construido basada en DocuWare.
3. Los cambios de estado: Este es el tercer gran cambio que trae la ley, y el más diferente para la gente, ya que muy pocos informaban a sus proveedores de los cambios que se iban produciendo en su gestión de facturas, sin embargo, en DocuWare esto lo llevamos haciendo más de 25 años. Muchos de nuestros clientes ya tenían un sistema de aviso de cambio de estado en sus facturas de proveedor.

Aquí es donde DocuWare puede ayudar mucho más a los clientes, ya que se puede automatizar todo el proceso, desde que nos envían una factura hasta que la aprobamos, y la pagamos, donde todo el mundo está informado y vamos recibiendo a la vez las comunicaciones de nuestros clientes.

MuyPymes: ¿Por qué las empresas deberían prepararse cuanto antes y no dejarlo para el último momento?

Juan García Sánchez: Ya hemos vivido este tipo de situaciones. Si lo dejamos para última hora, al final, te puedes encontrar que los partners estén con mucho trabajo, como por ejemplo pasó durante el COVID.

Por lo tanto, nuestra recomendación es buscar cuanto antes la solución que más se ajuste a cada uno, e iniciar el proyecto. Con DocuWare te puedes empezar a beneficiar de todo el proceso de automatización de facturas y cuando entre la ley simplemente será hacer una pequeña adaptación.

MuyPymes: ¿Cómo beneficia un software de gestión documental como el vuestro a la digitalización de las pymes?

Juan García Sánchez: Una herramienta como DocuWare hay que pensarla como una solución más amplia, que no solo va a ayudarnos con la nueva Ley de Factura de Digital, que recordemos solo habla de las facturas, pero que también vamos a tener en muchas ocasiones albaranes (que seguirán viniendo en papel).

Por tanto, con DocuWare se podrá vincular albaranes con facturas, compararlos y decirnos si coinciden. Si dejamos el proceso de facturas aparte, también podríamos ayudarlos en RRHH, Legal, Calidad, etc….en definitiva, en cualquier departamento que tenga procesos documentales, es decir, ¡todos!

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