Firma digital, ¿por qué hay que recurrir a los expertos?

La firma digital es un tipo de firma electrónica que garantiza que el firmante es quien dice ser y que el contenido del documento no ha sido manipulado.

Al aplicar una firma digital a un documento, el cifrado vincula un certificado digital (obtenido después de verificar la identidad del usuario) con los datos que se están firmando en una «huella dactilar única». Al igual que una huella dactilar física, los componentes criptográficos que conforman el documento firmado digitalmente no pueden replicarse ni alterarse, tal y como explica Global Sign. Esta característica garantiza la seguridad y el cumplimiento normativo de las firmas digitales y, por ello, son más fiables a efectos jurídicos. Las firmas digitales pueden aplicarse para transformar digitalmente, «empaquetar» digitalmente o sellar digitalmente documentos.

En resumen, la firma digital es una operación criptográfica cuidadosamente elaborada y segura permite a una firma digital garantizar que:

• El documento es auténtico y su procedencia está verificada.
• Las identidades han sido verificadas por una organización de confianza pública (la AC).
• El documento no ha sido manipulado tras la firma digital y cualquier cambio realizado invalidaría la firma.

Por todos estos motivos, es decir, por su complejidad y por el uso de componentes criptográficos, es necesario, no tomarse a la ligera el uso de la firma digital. Recurrir a expertos puede ser muy necesario si tenemos que realizar firmas electrónicas con cierta asiduidad y no conocemos en profundidad la materia.

El asesoramiento de los expertos

En este contexto,  la compañía especializada en criptografía y seguridad de la información, CyTe, comparte cinco consejos para el uso de la firma digital ligado al asesoramiento por expertos, que recoge el portal Asuntos Legales.

Como primera medida, la entidad debe verificar si el mecanismo de la firma digital requiere el acompañamiento de un asesor legal que valide el cumplimiento de los requisitos.

Por otro lado, si procesos empresariales como nómina y certificados requieren la utilización de la firma digital, lo mejor es recurrir a expertos en seguridad que puedan brindar asesoría. En tercer lugar, la empresa aconseja revisar de forma detallada el proceso para asegurarse de detectar los puntos vulnerables en cuanto al personal y a la tecnología para evitar contratiempos con la firma electrónica.

Otra de las recomendaciones es hacer un diagrama de flujo o documentación del proceso en que se aplicará la firma electrónica para detectar los puntos débiles sujetos a desprotección de la información. En este punto, las compañías y entidades podrían hacer un análisis sobre la pertinencia de la firma para la protección de información, además de determinar si es necesario un cifrado de datos.

Como último consejo, CyTe añade que el buen uso de la firma no es suficiente y debe haber una responsabilidad de educar a los participantes del proceso para que sepan verificar los documentos a firmar.

Usos

Y es que la firma digital tiene usos en múltiples sectores, que necesitan habitualmente ayuda de asesores al mover una gran cantidad de datos, documentos e información. En el sector seguros, por ejemplo, las compañías pueden obtener un gran provecho. Estas son las ventajas:

• Mayor movilidad.
• Más productividad.
• Menor consumo de papel.
• Aporta diferenciación respecto a los competidores.
• Tiene validez legal.
• El cliente disfrutará de una experiencia más satisfactoria.

En banca, destacan las empresas fintech, donde la firma digital aporta una mayor rapidez en la tramitación de procesos y, además, componentes asociados a proteger operaciones bancarias, que siempre son delicadas.

En el sector de las telecomunicaciones, este tipo de firma se puede abordar de tres maneras distintas, tal y como apunta Viafirma:

• Business to Consumers (B2C): mayor facilidad para cerrar ventas y firmas contratos. Muy útil en empresas de telefonía.
• Business to Business (B2B): aquí podemos hablar de acuerdos con otras empresas que ofrecen servicios de utilidad, como aquellos de tipo cloud, ciberseguridad, investigación y desarrollo, etc. Con todas ellas habrá que realizar gestiones que impliquen a la firma digital.
• Business to Government (B2G): el impulso de iniciativas de digitalización, como el desarrollo de ciudades inteligentes, hace de las empresas de telecomunicaciones un poderoso aliado de las instituciones públicas.

En las empresas de distribución, aparte de los beneficios generales de la propia firma digital, la desaparición del uso de mensajería para firma de contratos o cambios en el servicio generan ventajas, en el caso de que no haya entrega ni recepción de mercancías.

Adicionalmente, también debemos considerar el aporte a la disminución de los fraudes en las entregas, ya que se permite identificar al firmante, así como otros aspectos, como el sellado de tiempo y el lugar geográfico de dicha entrega.

Por último, en la internacionalización de empresas, el concepto de movilidad está inherentemente asociado a la firma digital, puesto que gracias a éste se evitan largos y frecuentes desplazamientos y abre la puerta a cerrar tratos desde cualquier lugar.

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