¿Están las pymes preparadas para adoptar la factura electrónica obligatoria?

Sage presentó ayer en Madrid los resultados de su último estudio mundial, “Facturación electrónica: El camino hacia una economía conectada». Una de las principales conclusiones es que las pymes españolas siguen teniendo un alto grado de desconocimiento respecto a la facturación electrónica, ya que el 40% declara no haber oído nunca hablar de ella. De hecho, a solamente un año vista de su entrada en vigor, apenas el 28% de las pymes aseguran estar al tanto de los detalles relativos a su obligatoriedad.

«Aún sin conocer el trámite, el 39% de estos negocios ya cree que su implantación será difícil y costosa», indicaba José Luis Zabala, Managing Director Sage Iberia, durante la presentación de las principales barreras de esta tecnología.

Y es que la factura electrónica obligatoria está cada vez más cerca en España. A falta de publicación oficial, se prevé que su uso sea obligatorio para todas las empresas y profesionales españoles con un volumen de negocio anual superior a 8 millones de euros, a mediados de 2025 (2026 para facturación inferior a 8 millones), lo que da un margen de un año para su adopción.

Frente a esta nueva legislación, la mayoría de las pymes españolas están lejos de estar preparadas para adoptarla, ya que al 79% les resulta algo totalmente desconocido y casi 9 de cada 10 (86%) aún no la utilizan en sus transacciones con otras empresas (B2B), aunque sí es algo más común en los intercambios con la administración (B2G), con un 19% que sí la usa actualmente.

La facturación entre empresas en nuestro país conlleva actualmente grandes dificultades para los negocios. Una de cada cuatro facturas emitidas por pymes en España resultan difíciles procesar por falta de información, errores de formato o términos poco claros. Esto provoca retrasos en las tareas financieras y un gran consumo de tiempo para los responsables de los negocios. El 39% de los directivos de pymes españolas (que no son responsables financieros) afirman tener que intervenir al menos una vez a la semana en cuestiones de facturación.

A pesar de la inminente obligatoriedad, las pymes españolas tienen un largo camino que recorrer para la adopción de la factura electrónica, ya que sólo el 20% de ellas cree que podría implementarla para 2024 y un 21% sería capaz de hacerlo para 2025, año en el que será obligatorio para negocios de cualquier tamaño.

Una factura electrónica beneficiosa para todos

Al margen de tratarse de una norma de obligado cumplimiento, las pymes españolas están totalmente de acuerdo en que se trata de un paso natural en la digitalización de la empresa, ya que un 60% considera positivo su uso obligatorio, y casi dos tercios (62%) creen que aportaría un beneficio tanto para la economía como para sus negocios.

Además de resultar útil para resolver problemas como los pagos atrasados (57%) y reducir los errores a la hora de recibir y procesar las facturas de los proveedores (43%), los responsables de las pymes también esperan que la factura electrónica pueda aportar beneficios a sus negocios como una mayor precisión financiera y reducción de errores (24%) o una reducción de costes (17%).

“Los grandes cambios siempre conllevan reticencias iniciales, y la facturación es un área que genera muchos problemas a las pymes. Hay una parte de nuestro carácter, tanto humano como empresarial, que puede empujarnos a dejarlo para el último momento o esperar a la obligatoriedad y a una implementación generalizada para ponerse manos a la obra. Sin embargo, incorporar la factura electrónica como parte del ADN de la empresa desde ya, con tiempo y dado pasos firmes y meditados, puede aportar beneficios a las empresas. De hecho, nuestra encuesta revela que, aquellas empresas que ya lo han hecho, ya sea en España o en el mundo, están completamente satisfecha y han superado, de largo, las preocupaciones y retos que exponían antes de su adopción”, explicó Zabala.

En los países en los que ya se ha implementado el uso de la factura electrónica (Australia, Finlandia y Singapur), los resultados son altamente satisfactorios entre los negocios. A pesar de que un 45% de las pymes se mostraban preocupadas por la falta de conocimiento o comprensión de las normativas antes de la adopción, tras su uso reportan niveles muy elevados de satisfacción (88%), y una alta tasa de recomendación a otros negocios para que la usen también (88%). La adopción de la factura electrónica sirve como trampolín para una digitalización mayor de las pymes. A nivel global, un abrumador 90% declara haber adquirido tecnologías adicionales tras el cambio a esta tecnología, mientras que el 22% invirtió en IA para tareas financieras.

Además, la preocupación por un aumento de costes (relativos a la adquisición o actualización del software), identificada como la principal preocupación previa para casi una de cada dos pymes (47%), se ha convertido en uno de los mayores beneficios, ya que la reducción de costes ocupa el segundo puesto del ranking de beneficios experimentados por las pymes tras el uso de la facturación digital.

Retos actuales: reticencia al cambio, desconocimiento e incompatibilidad

Aunque las empresas estén concienciadas de los beneficios que supondría este cambio en la facturación y a favor de su obligatoriedad, existen barreras que frenan su implementación hoy en día en las pymes, ya que más de un tercio afirman que no sabrían cómo implementarla.

Los retos no son pocos. Por un lado, supone un cambio profundo en la forma de trabajar y en los procesos de facturación (44%), además del desafío de implementar los sistemas de software necesarios (41%) y la preocupación sobre los costes que eso conlleva (37%). De hecho, la preocupación por los costes no se debe a la necesidad de adquisición de nuevos sistemas de facturación, si no a la preocupación por su adaptación a los sistemas actuales, algo que puede estar relacionado con la falta de conocimiento y preparación de las pymes. Para más de la mitad (53%) la principal preocupación se centra en la compatibilidad con los softwares de contabilidad que ya tienen, así como con la de los clientes y proveedores.

¿Por dónde empezar? “Get Ready”

Compañías como Sage están poniendo en marcha iniciativas que ayuden a las pymes a avanzar en este complejo escenario legislativo y administrativo. La campaña “Get Ready” pretende concienciar y acompañar a las pymes en los cambios que viene con la nueva factura y en cómo, una adopción temprana y transversal en el negocio, puede hacer la diferencia en el último momento.

“No se trata solo de implementar un software que permita utilizar la factura electrónica o cumplir con la ley. Para que las empresas puedan sacar partido a las ventajas que aporta la factura electrónica es necesario un cambio cultural profundo que revitalice la forma en que facturan las empresas en España. Como partners de confianza, en Sage estamos acompañando a todas las pymes que lo necesiten desde los primeros pasos, con nuestra herramienta Factura Flow, para que sepan en qué punto están, hasta la implementación tecnológica y su puesta en marcha, para que cuando llegue el momento estén mucho más que preparados”, indicó Zabala.

Factura Flow una herramienta interactiva que realiza una evaluación y consultoría sobre la adaptación tecnológica necesaria, el control óptimo de procesos en el negocio y la gestión eficiente de las facturas. Esta herramienta gratuita ofrece un diagnóstico amplio y analítico, creado por expertos de forma específica para pymes y despachos, y que ofrece resultados detallados y ayuda personalizada para adoptar la facturación electrónica.

Además, Sage hace un llamamiento a los gobiernos europeos para que colaboren estrechamente con el sector tecnológico y empresarial, a fin de crear un entorno favorable a la tecnología que permita la integración sin fisuras de la facturación electrónica. Esta colaboración será crucial para garantizar que las pymes no se queden atrás en la transición digital.

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