eFactura Fórum II: El papel del software de gestión para cumplir normativas

El pasado jueves, día 24, celebramos en Madrid la segunda edición del evento de facturación electrónica, eFactura Fórum II, de la mano de MuyPymes y MuyCanal. Se trataba de una jornada muy esperada por negocios de todo tipo que querían ponerse al día con las normativas Antifraude y Crea y Crece, a punto de ver la luz. Ese día no lo sabíamos, pero hoy se acaba de publicar la orden ministerial que da el pistoletazo de salida a Verifactu, por lo que pymes y autónomos tendrán que estar muy atentos a la ley Antifraude.

Como ya os contamos, el speech inicial fue de Mayte López, de Wolters Kluwer Tax & Accounting España, tras la que tocó el turno a la primera mesa redonda del evento, donde se puso sobre la mesa la responsabilidad que tenían los fabricantes de software en el cumplimiento de las normativas. Bajo el título «El papel del software de gestión para cumplir normativas», el panel contó con los siguientes protagonistas:

• Èlia Urgell, Tax & Invoicing Product Manager en Wolters Kluwer Tax & Accounting España
• Pedro Piñón Cid, Director de la nueva unidad de negocio «Solmicro Digital Hub» de Zucchetti Spain
• Alejandro Allende, Director de Desarrollo de Negocio de ZeroComa
• Roberto Soto Entrena, Head of Product TeamSystem España

Los fabricantes de software llevan años trabajando en una doble tarea, en cuanto a facturación se refiere. Por un lado, están en constante comunicación con las administraciones responsables de las leyes Antifraude y Crea y Crece para adaptar sus herramientas a los requerimientos normativos. Por otro, también llevan un largo camino evangelizador sobre la necesidad de no dejar esta tarea de adaptación para última hora, ya que pueden provocar un colapso en muchos negocios. Estas y otras cuestiones fueron abordadas durante la mesa redonda.

Èlia Urgell: ¿Cuáles son las responsabilidades de los fabricantes de software?

El papel de la tecnología en el cumplimiento de normativas está en la base de este camino y es vital para que todo funcione correctamente. Èlia Urgell, Tax & Invoicing Product Manager en Wolters Kluwer Tax & Accounting España nos explicó cuáles eran las responsabilidades de empresas como la suya en el entorno de la facturación electrónica.

Así la directiva empezó distinguiendo entre las dos leyes que influirán en esta tarea y que suele ser objeto de confusión. «Por una parte está el reglamento Antifraude, que establece unos requisitos a los software de facturación, y la otra es Crea y Crece que obliga a la factura electrónica. La entrada en vigor de la primera es inminente y lo que hace esta normativa es obligar a generar un registro de facturación por cada factura que emitamos. El sistema tiene que garantizar que ese registro es inalterable, trazable, conservable e íntegro«.

La normativa establece dos formas de cumplir con estas normativas: «que ese registro se envíe directamente a la AEAT, de modo que la inalterabilidad ya lo garantiza la propia plataforma (modelo Verifactu), o bien se guarda en el sistema de facturación de la empresa y, entonces, sería ese sistema informático el que garantice esa integridad, con chequeos para garantizar todos estos requisitos». Urgell recordó que el software que se utilice debe tener una de las dos modalidades, «en nuestro caso optamos por los dos para que las empresas elijan el modelo que quieren usar. A esto lo llamamos la responsabilidad legal de los fabricantes».

«Otra responsabilidad que tenemos es el de acompañar a nuestros clientes, sobre todo a los despachos profesionales, que tienen muchos clientes autónomos y microempresa y donde existe un vínculo importante entre cliente y despacho». «A corto plazo tendrán que hacer una importante gestión del cambio y adaptación de la normativa, lo que supondrá un gran impacto y aquí es cuando debemos estar a su lado», concluyó la directiva.

Pedro Piñón Cid: En qué va a cambiar para los clientes el uso de su software habitual

Dentro de la confusión que genera todo el espectro de la facturación electrónica está la de aquellos clientes que ya digitalizan estos proceso y no saben si tienen que hacer algún cambio o no. Pedro Piñón Cid, Director de la nueva unidad de negocio «Solmicro Digital Hub» de Zucchetti Spain empezó su intervención distinguiendo entre este primer grupo digitalizados y los que aún no lo han hecho.

«Si un proveedor de software es serio va a ser transparente con sus clientes y este lo va a vivir con normalidad. Yo diría que solo habría tres pequeños cambios para empresas informatizadas: que la nueva normativa obligará a informar sobre el estado de las facturas; que ya vamos a mandar y recibir facturas electrónicas, lo que tendrá un impacto relevante porque nos dejará automatizar muchos procesos de compra que tenemos actualmente. Por último, recordar la necesidad de cierto cambio de hábitos en la forma de trabajar, sobre todo en las micropymes, son negocios que sufre mucho las modificaciones de cualquier tipo».  

Con respecto a las empresas que no tienen digitalizado sus sistemas de facturación, el directivo recordaba una historia personal para recalcar la oportunidad que supone para estos negocios: «Llegué a este sector en el año 87, cuando se acababa de aprobar la normativa del IVA. Hasta entonces, las empresas tributaban con un impuesto muy básico y la llegada de los diferentes tipos de IVA generó una revolución, sobre todo porque la mayoría hacía facturas con máquinas de escribir». «Esto vino bien porque informatizamos procesos de muchas empresas en aquellos años, pero sobre todo la gente se dio cuenta de que esta digitalización supuso un avance para ellos y quisieron automatizar otros procesos del negocio: compras, calidad…». 

Alejandro Allende: Consejos para los negocios que debuten en la digitalización con las nuevas normativas

Al hilo de lo anterior, quisimos preguntar a Alejandro Allende, director de Desarrollo de Negocio de ZeroComa, qué aconsejaba a estas pymes que aún no habían abrazado la digitalización y que no les quedaría más remedio que hacerlo con las nuevas normativas.

El directivo nos dio una hoja de ruta clara para estos negocios. «Lo primero es saber en qué medida les impacta, porque puede que sean las dos leyes o una sola. A partir de aquí, es importante decidir qué hacer y tener un plan que comience con un análisis de la organización. Este análisis ha de ser interno (qué tengo que comprar o adaptar) y también de contexto: que puedo aportar en la interrelación que tengo con otras empresas».

Asimismo, Allende indicó que a nivel interno ve tres puntos de trabajo: «En primer lugar el tecnológico, está claro que es un aspecto clave, pero las normativas tienen tanta profundidad que va a significar un cambio en las reglas de juego. Así que no solo con comprar una herramienta va a funcionar todo, aunque aquí es vital el papel de los fabricantes, ya que de su trabajo va a depender el cumplimiento de los clientes».

«En segundo lugar, va a haber un trabajo de cambios de procesos internos. La gestión administrativa de muchas empresas antes era en papel y esto no tiene nada que ver con el nuevo escenario, por lo que, entre otras cosas, se tendrán que planear circuitos de aprobación de facturación electrónica, por poner un ejemplo».

«En tercer lugar no podemos olvidarnos de la gestión del cambio que tendrán que abordar, o el conocimiento interno. En la empresa todo el mundo ha de abordar estos cambios, desde el que vende, hasta el que compra… ya que todos ellos se verán impactados», concluyó.

Roberto Soto: Cuáles son los riesgos de dejarlo todo para el final

Como decíamos al principio, uno de los mensajes principales de los desarrolladores de software es que la adaptación a la facturación electrónica no se deje para el final. Roberto Soto Entrena, Head of Product TeamSystem España, indicó que el papel del «el asesor es clave en este mensaje, sobre todo cuando la masa más grande del tejido empresarial española son  micropymes y autónomos».

Aquí juega un papel importante la cultura española de dejarlo todo para el final, que ya se constató con la implantación de TicketBAI en el País Vasco. «Si bien es cierto que el software que se está utilizando debería estar listo ya, los cambios intrínsecos que tendrán que hacer las empresas en sus procesos van a ser clave y tendría que hacerse ya». «Los procesos para entender las normas han de evolucionar, ir adaptándose a la plantilla y, a raíz de esto, tener muy en cuenta el cambio que va a producir en la forma de trabajar de las personas».

El directivo apostilló que «cuando estamos acostumbrados a trabajar de una manera, hacer cambios lleva un tiempo y si lo dejamos para el final, las prisas van a jugar en contra del cliente y el asesor».

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