Conversaciones IT: Facturación electrónica y nuevas regulaciones

España lleva unos meses viviendo un tsunami normativo que afecta a todo el tejido empresarial del país. Estos cambios de regulación no solo están repercutiendo en los negocios, sino que atañe especialmente a dos de los protagonistas de una correcta aplicación normativa: los despachos profesionales y los fabricantes de software.

En el horizonte más cercano se encuentran dos leyes que prometen ser las más importantes y las que más impacto van a tener en las empresas españolas. Nos referimos a la Ley Crea y Crece y Antifraude, ambas relacionadas con el uso de las facturas electrónicas. Si bien este proceso ya era obligatorio en algunos casos (como las relaciones contractuales de la empresa privada con la Administración), una vez entren en vigor será imprescindible para todo tipo de negocios, incluido los autónomos.

Para arrojar un poco de luz en estas normativas, desde MuyPymes y MuyCanal hemos celebrado una mesa redonda en Madrid con varios actores claves del sector. Así nos han acompañado Álvaro Salto Quilez, Channel Manager para España y LATAM de DocuWare; Francesc Núñez, ERP Product Manager de Wolters Kluwer Tax & Accounting España; José Rodríguez Ansaldi, Product Owner Accounting & Finance de Holded; Domingo Pérez Gallardo, Desarrollo de Negocio de Grupo Aitana y Anabel Gamero, Economista y Abogada de Talenom.

Panorama actual sobre el uso de la facturación electrónica en España

La situación en las empresas con respecto a la próxima obligatoriedad de la factura electrónica está entre el desconocimiento y la procrastinación. «Nos quedan dos o tres año muy interesantes por delante. Será una época convulsa y tendremos que hacer un gran trabajo de formación para el cliente final. Por nuestra parte, creemos que estas normativas van a suponer un avance muy bueno para las empresas», nos comentó Álvaro Salto Quilez, de Docuware.

Esta fue una opinión compartida por José Rodríguez Ansaldi, de Holded: «Van a ser años duros y para los fabricantes de software, un desafío muy grande de call to action a las asesorías. Hay dos puntos importantes que debemos abordar, por una parte saber trasladar al cliente esta optimización y, por otra, empezar a formar en usabilidad, flujos y cómo se deben hacer las cosas a partir de ahora».

Francesc Núñez, de Wolters Kluwer Tax & Accounting España: «Los fabricantes tenemos una gran responsabilidad para ayudar a las pymes en los procesos».

La formación a los clientes y «poner las cosas claras» serán los retos más acuciantes para el sector, según Domingo Pérez. Para el representante de Grupo Aitana, se está haciendo ya una labor importante por parte de todos de divulgar este conocimiento, «pero no está al 100% claro de cómo va a funcionar y según nos acerquemos al día en que entren en vigor, esta labor será más intensa». A lo que añadió la importancia de destacar los beneficios de las normativas.

Precisamente, la implantación de la facturación electrónica ya está siendo una realidad en muchos países. Anabel de Talenom nos dio el ejemplo de su compañía, cuya matriz está en Finlandia y donde esta práctica es ya una realidad. «España no se puede quedar atrás. Vendrá un tiempo de dificultad, sobre todo para las asesorías, que tenemos que explicar y formar a los clientes. Para el país va a suponer un gran impulso a la digitalización y también un impacto positivo para empresarios, autónomos, etc… debido a que bajará la morosidad, los trámites de emisión de facturas, habrá más seguridad, menores costes y ausencia de errores».

Álvaro Salto Quilez, de DocuWare: «Nos quedan dos o tres año muy interesantes por delante»

Frances Núñez añadió algunas ventajas más a esta lista, como «el acceso a la financiación, conseguir clientes y tener más tiempo para atender los negocios». El directivo de Wolters Kluwer también advirtió de la necesidad de la coordinación entre todos los agentes implicados para que «esto funcione».

Desconocimiento e incertidumbre

Actualmente, las sensaciones que más han captado los participantes en la mesa de hoy han sido el desconocimiento y la incertidumbre por parte de pymes y autónomos. Si bien han notado que las grandes empresas ya se han «puesto las pilas» y funcionan perfectamente con la facturación electrónica, a las pequeñas les cuesta más. Las que han dado un pequeño paso adelante son las que tienen relaciones con las grandes y han conocido de primera mano esta experiencia.

José Rodríguez Ansaldi, de Holded: «Debemos saber trasladar al cliente la optimización que crea la factura electrónica»

«Muchas pymes usan todavía el PDF para hacer una factura y creen que eso es facturación electrónica», indicó Álvaro, que añadió que las empresas tendrán que ayudarse de asesorías porque no serán capaces de gestionarlo todo ellas solas. Desde Holded también indican que los negocios pequeños tienen un gran desconocimiento de la normativa y que las asesorías tendrán que tomar un papel activo y reinventarse. «Es una oportunidad de negocio«, indica.

En Grupo Aitana creen que en España se tiende a «dejarlo pasar, a ver qué ocurre», aunque reconoce que «tarde o temprano tendrán que entrar en ese cauce». 

Desde Talenom han comprobado una ligera evolución de sus clientes y algunas ya aplican la facturación electrónica, aunque son «conscientes de que va a ser un trabajo muy complicado y para pymes y autónomos va a ser difícil implantar esto de un día para otro porque les va a costar asumir las obligaciones». Sin embargo, reconocen que quienes ya se han lanzado no han tardado en ver los beneficios.

Por parte de Wolters Kluwer, creen que el gran reto será hacer ver al cliente que tiene que «cambiar su forma de trabajar», concretamente «modificar la forma de facturar con los circuitos normales de la empresa». 

Anabel Gamero, de Talenom: «Cambiar la mentalidad y la forma de trabajar en España es complicado»

El papel de la asesoría y los fabricantes

¿Quién tiene la responsabilidad de informar y evangelizar a las empresas sobre las nuevas normativas? Sin duda es tarea de todas las partes implicadas: la Administración, las asesorías, los fabricantes y el canal de distribución. «Cambiar la mentalidad y la forma de trabajar en España es complicado», indica Anabel. Una de las claves y en la que todos estuvieron de acuerdo fue que la forma de abordar el tema no es presentándolo como una obligación, sino como una ventaja.

«A las pequeñas empresas tienes que explicarles que la facturación electrónica supone un ahorro de tiempo y costes. Pero va a ser una labor tremenda para enseñar las ventajas», indicaron desde Docuware. Para Aitana tres son los escollos: «Tradición, falta de inversión y cambio de mentalidad».

Domingo Pérez Gallardo, de Grupo Aitana: «Aquí hay tres escollos: tradición, falta de inversión y cambio de mentalidad»

Para Francesc Núñez, los fabricantes de software tienen una gran responsabilidad para ayudarles en los procesos. También reconoce la labor de reinvención que han tenido los despachos profesionales y su necesidad de digitalización para ayudar a los clientes.

José Rodríguez cree que hay dos desafíos en esta labor de comunicación. El primero es dar a conocer el por qué la factura electrónica ayudará a los procesos; el segundo es la usabilidad y la flexibilidad que dan las herramientas. «Ese es el mayor desafío que yo veo y nosotros tenemos que hacer el software lo más intuitivo y fácil posible».

En definitiva, en esta jornada de «Conversaciones IT: Facturación electrónica» se pusieron sobre la mesa aspectos que van a influir en los negocios españoles. Entre ellos, las próximas regulaciones de facturación electrónica (Crea y Crece y Antifraude), el reto de saber comunicarlos a las empresas y el desafío para los fabricantes de tener herramientas flexibles y fáciles de usar para ayudar a sus clientes.

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