Cómo digitalizar la gestión de facturas en una PYME

Como responsable de una pequeña o mediana empresa, probablemente estés familiarizado con el desorden que pueden causar las pilas de papel en tu oficina. Facturas, recibos, registros de transacciones, todos estos documentos pueden acumularse rápidamente, ocupando un valioso espacio y haciendo que la organización sea una tarea sin final. Pero, ¿sabes que hay una solución muy fácil de implementar para digitalizar la gestión de facturas que resolverá completamente este problema?

La solución a este caos es un software de gestión documental. Este tipo de software te permite digitalizar todos tus documentos, liberando espacio físico y haciendo que la organización sea mucho más sencilla. Además, al tener todos tus documentos en formato digital, puedes acceder a ellos en cualquier momento y lugar, lo cual es especialmente útil si necesitas revisar una factura o un recibo mientras estás fuera de la oficina.

Pero la digitalización de documentos no es la única ventaja de este tipo de software. La entrada manual de datos es una tarea tediosa y propensa a errores. Con un software de gestión documental que facilite la gestión de facturas, puedes automatizar este proceso. El sistema puede extraer los datos de tus facturas de forma automática, ahorrándote tiempo y reduciendo la posibilidad de errores. Este tiempo que ahorras puede ser utilizado en tareas más importantes, como la planificación estratégica de tu negocio o la atención al cliente.

DocuWare ha creado la solución más avanzada de gestión documental y de flujos de trabajo con la que poder digitalizar, prácticamente sin esfuerzo, toda la documentación en papel de una PYME y acceder a ella desde cualquier dispositivo en cualquier lugar.

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Automatizar el flujo de gestión de facturas

El software de procesamiento de facturas también te permite automatizar tu flujo de trabajo. Puedes establecer procesos automáticos basadas en cantidades, proveedores u otros datos. Esto significa que no tienes que revisar cada factura manualmente para saber qué hacer con ella. En su lugar, el software de DocuWare se encargará de este proceso por ti, basándose en los criterios que hayas establecido.

Además, puedes configurar un flujo de trabajo digital para dirigir las facturas a los responsables de tomar decisiones clave. Por ejemplo, puedes configurar el software para que les envíe automáticamente a los responsables de contabilidad las facturas que necesitan revisar. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también asegura que las facturas correctas lleguen a las personas adecuadas.

Por último, el software de gestión de facturas puede manejar elegantemente las excepciones. Si hay alguna factura que no cumple con tus criterios de aprobación automática, el software puede señalarla y enviarla a la persona adecuada para su revisión. De esta manera, puedes estar seguro de que no se te pasará ninguna factura.

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Trazabilidad y seguridad

Por último, el hecho de que todo el proceso pase a ser 100% digital hace que se pueda consultar el recorrido que ha tenido cada documento, quién lo revisó y/o aprobó en cada fecha para tener un control total sobre su estado. Del mismo modo, DocuWare se puede instalar tanto en modalidad On-premises (en los servidores del cliente), como en modalidad Cloud. Los requisitos regulatorios o de negocio de una empresa concreta pueden hacer que sea necesario tener el control total sobre los datos, lo que llevaría a una solución On-premises, aunque esto también implica disponer de un equipo de TI que se dedique a las tareas de puesta en marcha y mantenimiento.

La solución ideal para empresas de pequeño y mediano tamaño, salvo circunstancias regulatorias muy concretas, es la opción Cloud, que además de ser 100% segura, facilita enormemente el acceso protegido desde cualquier dispositivo y lugar.

La solución de DocuWare para la gestión de facturas

Cualquier propietario de una pequeña o mediana empresa sabe que cada minuto y cada euro cuentan. Una solución de gestión documental para, entre otras tareas, gestionar de forma electrónica las facturas, puede ayudarte, y mucho, a ahorrar tiempo y dinero. Al digitalizar los documentos y automatizar la entrada de datos y el flujo de trabajo, puedes ahorrar tiempo y reducir la posibilidad de errores. Y al manejar elegantemente las excepciones, puedes estar seguro de que ninguna factura se te pasará por alto con las complicaciones que ello conllevaría.

Por lo tanto, si estás buscando una forma de hacer que tu negocio sea más eficiente y organizado, descárgate aquí esta guía donde podrás conocer más a fondo todos los aspectos en los que DocuWare te puede ayudar, desde ya, en la gestión de facturas para conseguir de forma sistemática, fácil y rápida que tu empresa sea 100% digital. Sin duda, comprobarás que es la solución que has estado buscando para eliminar las pilas de papel y la entrada manual de datos de tu empresa para siempre.

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