Cómo crear formularios web con DocuWare

Los formularios web son herramientas muy poderosas para interactuar con los usuarios. Comúnmente se utilizan para recopilar datos o permitir a los usuarios controlar una interfaz. Un formulario web, o formulario HTML, es un elemento interactivo en una página web que permite a los usuarios ingresar y enviar información. Funciona como una versión digital de un formulario en papel y es una herramienta excelente para crear formularios interactivos y fáciles de usar en tu sitio web.

Al usar un creador de formularios en línea con una estructura interactiva, puedes establecer una conexión valiosa con tus visitantes. Estos formularios no solo simplifican el proceso de recolección de datos, sino que también mejoran la experiencia del usuario al ser intuitivos y accesibles. Un buen diseño, las preguntas adecuadas, una presentación clara y una experiencia de llenado sencilla garantizan una recolección de información casi perfecta.

Estos formularios hacen que la interacción sea más atractiva y eficiente, ya que los usuarios pueden completar los campos necesarios con facilidad, lo que resulta en datos más precisos y útiles para tu organización. Además, al ser digitales, reducen el uso de papel, contribuyendo así a prácticas más sostenibles. Los formularios web, por lo tanto, son esenciales para cualquier página que busque fortalecer su comunicación y eficiencia al interactuar con el público.

DocuWare te permite crear formularios web fácilmente, sin necesidad de saber programar. Puedes usar campos de texto, casillas que puedes marcar, menús desplegables, calendarios y opciones para cargar archivos. Esto facilita que las organizaciones recopilen datos de manera ordenada y segura.

Configuración de formularios web

Un formulario web en DocuWare se configura en detalle para definir qué campos incluir, dónde almacenar la información y quién puede acceder a ella. Los usuarios pueden llenar el formulario a través de un enlace y hacerlo desde cualquier navegador. Al enviar el formulario, este se convierte en un documento PDF y se guarda junto con otros archivos importantes.

Estos formularios no solo se almacenan automáticamente; también están disponibles para todos los que tengan permiso para verlos. Los empleados pueden incluir estos formularios en listas y procesos de trabajo, lo cual requiere permisos especiales.

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¿Qué necesitas para empezar?

Para utilizar los formularios de DocuWare, necesitas configurar algunas cosas:

• Permiso para formularios de DocuWare: Necesitas tener el permiso adecuado, que se asigna a través de la gestión de usuarios.
• Lugar de almacenamiento temporal: Para ciertos tipos de formularios, necesitas un espacio temporal de almacenamiento, que los administradores configuran en sistemas locales.
• Criterios de almacenamiento: Los usuarios que llenen el formulario deben tener asignado un criterio adecuado para guardarlo bien como PDF.
• Verificación de datos: Puedes verificar los datos del formulario comparándolos con la base de datos de la empresa para asegurar que solo se guarden aquellos con información correcta.

Información sobre configuraciones

En la sección de formularios de DocuWare, puedes ver y gestionar todas las configuraciones disponibles. Se pueden crear, modificar o eliminar configuraciones de manera sencilla. Cada configuración genera un enlace único para acceder al formulario. También puedes exportar e importar estos formularios entre diferentes sistemas de DocuWare a partir de la versión 6.11.

Pasos para configurar tus formularios web

DocuWare te guía paso a paso para configurar un formulario web:

• Diseño: Organizar los campos que necesitas en el formulario.
• Envío: Conectar el formulario para enviar la información correctamente y personalizar los mensajes de confirmación.
• Almacenamiento: Decidir dónde se guardará el formulario lleno.
• Indexación: Relacionar la información del formulario con los registros de la base de datos.
• Permisos: Definir quién puede crear o ver los formularios.

Usar formularios web en DocuWare te ayuda a hacer las cosas más rápido y con mayor precisión, asegurando que la información se maneje correctamente y cumpla con los estándares de la organización.

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