Cinco errores en el control horario y de vacaciones que soluciona la tecnología

Llevar a cabo el control de los horarios y las vacaciones de los trabajadores esconde numerosos errores. Pese a que son gestiones propias del día a día, las empresas, por falta de conocimiento o medios, caen en una serie de fallos de diferente gravedad. Desde solapar turnos a planificar con demasiada antelación, su acumulación acaba por afectar de manera negativa a los trabajadores.

Uno de los principales problemas que surgirá es el de la conciliación entre la vida laboral y la privada, algo que afecta de lleno a la motivación y a la salud mental del trabajador. Y más si se tiene en cuenta que el 49,5 % de los empleados españoles no pueden cambiar su horario de entrada y salida.

Si bien problemas como el de la conciliación son complejos debido a que están involucrados numerosos factores, las empresas pueden poner su granito de arena desde su departamento de Recursos Humanos. Para dar los primeros pasos, nada mejor que conocer algunos de los errores en la gestión de las vacaciones y el control horario más comunes.

1 – Control excesivo del horario laboral

Llevar a cabo un control excesivo de la jornada laboral es un error que puede traer unas consecuencias graves. Para empezar, los empleados se sentirán incómodos en la empresa, ya que esta emplea mecanismos cada vez más estrictos para verificar la jornada. Es una muestra de desconfianza por parte de la organización, la cual no se fía de que sus propios trabajadores cumplan con lo pactado en el contrato.

También reduce la motivación al crear molestias innecesarias y se pierde flexibilidad a la hora de conciliar la vida laboral y la privada. Pese a todo esto, utilizar mecanismos y métodos de control estrictos no tiene por qué ser problemático si se usan en su justa medida.

Por ejemplo, a través de una tecnología para la gestión del tiempo laboral, es posible ganar en flexibilidad sin perder exigencia gracias al establecimiento de reglas personalizadas para el fichaje, hasta el punto de contar con métodos específicos para cada empleado, o al diseño de distintos tipos de jornada.

2 – Sistema de control horario desfasado

La tecnología destinada a la gestión de Recursos Humanos no deja de avanzar, algo que puede traer complicaciones. Utilizar sistemas desfasados, como una hoja de excel o un folio para apuntar la entrada y salida de empleados, implica riesgos que tienen una solución conocida y sencilla, pero que, por las razones que sean, no se está aplicando.

Por ejemplo, el Real Decreto-ley 8/2019, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, obliga a guardar los registros horarios durante cuatro años. Si se tuvieran que almacenar en papel, las probabilidades de perder información esencial aumentan.

En la actualidad, y sin importar el tamaño de la organización, la mejor solución es utilizar un software de control horario, pues automatiza la gestión de los datos de los empleados y garantiza el uso del formato adecuado para cumplir con la ley.

3 – Mala gestión de los horarios

Es un error que puede manifestarse de múltiples maneras. Solapar los turnos por un despiste, horas extra que no se contabilizan o reducción de la productividad, son algunos problemas clave. Si se deja que se vayan acumulando, el estado de los empleados no dejará de empeorar.

Una compañía que es incapaz de gestionar los turnos de manera acertada, por ejemplo, genera una imagen negativa y de dejadez. No solo eso, sino que somete a sus trabajadores a una incertidumbre constante. Hace que sea casi imposible que sepan cuándo y a qué hora tienen que ir a trabajar, lo que les llevará a buscar soluciones informales, como pactar entre ellos las horas dejando fuera al departamento de Recursos Humanos.

Con la ayuda de la tecnología, gestionar los horarios, las horas trabajadas o las entradas y salidas es más sencillo. Se dispone de las herramientas necesarias para hacer una distribución razonable de la jornada laboral o de los turnos en caso de que sea necesario. Y se recaban datos del estado de cada empleado o equipo para supervisar que no hay problemas, todo gracias a un cuadro de mando intuitivo.

4 – Planificación del reparto de vacaciones con escasa o mucha antelación

La planificación es necesaria para actuar de manera ordenada, sobre todo en un asunto tan delicado como el reparto de vacaciones. Pero hay que procurar mantener un buen equilibrio, el cual impida caer en la dejadez o en una excesiva anticipación.

Por un lado, la dejadez en la planificación de los horarios conduce a una altísima carga de trabajo concentrada en unos pocos días. No se actúa hasta que llega el periodo vacacional, lo que implica que los empleados comenzarán a hacer sus solicitudes. Al no haber actuado con antelación, se desatará el caos, pues habrá numerosas coincidencias, en especial para coger las mejores fechas.

Por otro lado, la planificación excesiva resta capacidad de adaptación al pensar que la incertidumbre está bajo control. Sin embargo, pronto aparecerán los imprevistos, como la aparición de un nuevo proyecto que provoca un pico de trabajo. Para evitar esto, lo recomendable es planificar con dos meses de antelación.

Además, para conseguir el equilibrio que se busca, un software de control de vacaciones de trabajadores ofrece una utilidad muy interesante: la autogestión. Si bien el departamento de Recursos Humanos sigue supervisando y aprobando las solicitudes, son los trabajadores los que, de manera orgánica, establecen sus preferencias a través de un calendario anual.

5 – Obviar el fichaje en remoto

El trabajo en remoto ya es común y ha exigido una adaptación a sus particularidades. Una de ellas es el fichaje, puesto que impone una serie de retos para los que hay que estar preparados.

En una oficina, controlar las entradas y salidas es sencillo al disponer de numerosos sistemas, aunque sean rudimentarios. Además, se suele contar con puntos estratégicos por donde pasan los empleados y que facilitan el control. Sin embargo, el fichaje en remoto puede resultar problemático e, incluso, se olvida o resta importancia.

Para evitar este problema, la tecnología es la clave, pues permite efectuar el control horario de empleados desde cualquier lugar y dispositivo. Un software completo ofrece una app para móvil que da varias opciones para fichar a quienes estén en remoto y reduce el riesgo de engaño a través del reconocimiento facial, códigos QR o contraseñas personales, por ejemplo.

El control horario y de vacaciones engloban múltiples actividades que se hacen todos los días, las cuales exigen rigor, agilidad y flexibilidad. Cumplirlas todas de una forma poco eficiente, como es el método manual, llevará a cometer no solo los errores mencionados si no muchos más, algunos de ellos de difícil reparación. Para evitarlos, la tecnología es decisiva.

Bizneo HR ofrece un software de control horario y para gestión de vacaciones completo, que se adapta a las necesidades de las empresas y que es de uso intuitivo. Gracias a su ayuda, el área de Recursos Humanos dispone de las mejores herramientas para registrar entradas y salidas, asignar turnos o días de descanso sin importar dónde esté el trabajador. Así, se evita caer en errores que, a la larga, puedan resultar catastróficos.

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