Aspectos legales a tener en cuenta al abordar la digitalización

Si hace unos meses la transformación digital era aún el reto pendiente para un gran número de empresas, la crisis del Covid-19 ha significado una digitalización acelerada del tejido empresarial español. Según la firma de abogados, Bird & Bird, el proceso está abarcando cuestiones tan diversas como el teletrabajo, la gestión y analítica de datos y la simplificación o reformulación de procesos.

Esta reconversión digital se plantea como una necesidad, especialmente en sectores fuertemente impactados por la pandemia, como el turístico o el comercio minorista. Sin embargo, el reto no se reduce solo a pymes y empresas ‘tradicionales’, sino que grandes corporaciones también han tenido que cambiar su modus operandi de forma abrupta. La rapidez con la que se está produciendo esta transformación da lugar a una gran incertidumbre en el terreno jurídico en algunas áreas de las empresas. Bird & Bird, despacho internacional de abogados, explica aspectos clave a tener en cuenta desde el punto de vista legal en torno a los principales cambios que conlleva la digitalización empresarial a la que asistimos.

Nueva realidad laboral

Desde un punto de vista laboral, el futuro del Smart Working y en particular del teletrabajo, cuenta a día de hoy con un punto de partida legal muy flexible. Así, los acuerdos que deben formalizarse por escrito, deben tener condiciones equivalentes a los trabajadores presenciales en cuanto a retribución, formación, promoción y prevención de riesgos laborales, quedando sujeto al acuerdo de empleador y empleado el resto de términos, explican desde Bird & Bird.

“No obstante, es previsible una mayor regulación en los próximos meses ya anunciada por el gobierno. En particular, en cuanto a gastos y equipos de trabajo, siendo una cuestión que la representación de los trabajadores ya está llevando a las mesas de negociación de algunos convenios colectivos”, declara Patricio Ramírez, asociado senior del área de laboral del despacho. Por lo tanto, las empresas podrían contar con un incremento del coste de este nuevo sistema laboral, derivado de la regulación que pueda ver la luz próximamente.

Asimismo, las empresas que quieran implantar modelos de Smart Working deberán revisar detenidamente que cuentan, con carácter previo, con las políticas o cláusulas contractuales pertinentes que permitan proteger sus activos e información (por ejemplo, por medio de la monitorización de los equipos de trabajo), advierte el abogado. “En caso de realizarse este control, deberá ser bajo unos estrictos criterios y condiciones que impidan la vulneración de derechos especialmente sensibles de los trabajadores, como el derecho a la intimidad”.

Finalmente, tendrá un papel fundamental la correcta implementación del registro horario, que cobra una mayor relevancia en aquellos entornos como el del Smart Working, donde la flexibilidad que esta figura ofrece no debe ser un obstáculo a la productividad, ni exceder los límites legales con el consiguiente incremento de coste que implica, explica Ramírez. En definitiva, es recomendable que aquellas empresas que apuesten por estos nuevos modelos laborales se preparen adecuadamente para ello, siendo posible en gran medida la adaptación de las relaciones laborales a esta nueva realidad a través de una política interna de la compañía.

Digitalización de procesos

Más allá del evidente impacto de la crisis del Covid en las pequeñas empresas, incluso las compañías tecnológicas han visto como de la noche a la mañana todos sus empleados, a veces desplazados temporalmente en oficinas de clientes, pasaban a trabajar desde casa con el consecuente impacto en los medios tecnológicos del trabajador, calidad, performance y niveles de servicio de su trabajo.

“Ante el desafío que ha supuesto la pandemia para muchas empresas, es importante trazar un plan para digitalizar todos los procesos que aporten valor, tanto a trabajadores como a clientes”, asegura Alexander Benalal, Socio de Nuevas Tecnologías en Bird & Bird. Las compañías, explica el abogado, deberán realizar su transformación en base a soluciones flexibles, seguras y escalables, que permitan aprovechar el cambio y la consecuente inversión para ganar eficiencias sin mermas de seguridad. “Gran parte del éxito o no de la estrategia que adopte una empresa en estos momentos dependerá de su rapidez, de la tecnología y de la metodología que emplee”, afirma Benalal. En este sentido, muchas empresas ya se apoyaban en los datos antes de la actual coyuntura, algo que es ahora más importante que nunca para las que no estén acostumbradas, según el abogado.

Las migraciones a servicios cloud, la incorporación de soluciones que integren Inteligencia Artificial para los análisis inteligentes, la digitalización de la documentación y procesos de firma y operativa, el uso de APIs o tecnologías para interactuar de forma eficiente con proveedores y otros operadores, la creación de gemelos digitales incluso el uso de los beneficios que ofrece blockchain… son solo algunas cuestiones a valorar. La implantación de todos estos cambios y nuevos procesos deberá realizarse con metodología, cuidando los aspectos legales e integrando a la fuerza laboral en la nueva cultura digital del negocio.

Atención a la privacidad

La digitalización de un negocio supone la obtención de una elevada cantidad de información de los clientes y la utilización de herramientas de marketing que afectan, muchas veces, a la privacidad. Por ello, existen restricciones a la utilización de determinadas tecnologías o a la realización de determinadas actividades, recuerda Ester Vidal, abogada del equipo de Privacidad y Protección de Datos de Bird & Bird, que explica los ejemplos más relevantes:

La utilización de cookies (y tecnologías similares), que permiten la recogida de gran cantidad de información, tiene una regulación muy específica sobre privacidad que es necesario tener en cuenta.

El envío de comunicaciones comerciales por medios electrónicos también está sometido a importantes restricciones.

Algunas actividades que se hacen con datos personales implican flujos de datos que han de ser regulados (por ejemplo, cuando contratamos a un tercero para efectuar una campaña de marketing online o cuando almacenamos la información en los servidores de un proveedor localizado en Estados Unidos).

Determinadas prácticas, como utilizar la localización de nuestros clientes para enviarles determinadas ofertas, requieren de la adopción de medidas de protección de datos adicionales antes de ponerlas en marcha.

1. Por otro lado, la digitalización interna de una empresa, a través del teletrabajo, también tiene fuertes implicaciones en materia de protección de datos.
2. El teletrabajo supone que los empleados realicen su actividad desde un lugar que no es la oficina, donde las medidas de seguridad destinadas a la protección de los datos pueden no ser suficientes.
3. Es importante establecer políticas de seguridad para garantizar que el tratamiento de datos personales efectuado por los empleados desde su casa es igual de seguro que si el tratamiento se hiciera desde la oficina (por ejemplo, que los trabajadores se conecten a la red de la empresa mediante VPN).

IP o la importancia de los intangibles

En estos momentos en los de adaptación y reinvención, no debemos olvidar uno de los grandes activos de las empresas: los llamados intangibles, protegidos bajo la forma de Propiedad Industrial e Intelectual. Estos activos, muchas veces no todo lo bien explotados que podrían estar, son capaces de generar un gran valor si están bien protegidos y se analizan las correspondientes oportunidades de negocio.

“La transformación digital que vive nuestra sociedad de forma general y en particular a causa de la pandemia global que nos ha tocado vivir, puede ser bien aprovechada para captar esas oportunidades, a la par que adaptar nuestro portfolio a las nuevas demandas del mercado”, asegura María Fernández, Asociada de Propiedad Intelectual en Bird & Bird.

Según el despacho de abogados este es un momento idóneo para:

• Inventariar y analizar el portfolio de IP en las compañías
• Modernizar y completar la estrategia de IP

Los activos intangibles como patentes, modelos de utilidad, marcas… generan valor, y como derechos exclusivos pueden ser objeto de licencia, hipoteca u otros derechos reales, que pueden suponer una fuente de beneficios muy preciada. “En cuanto al análisis del portfolio, especialmente en lo que se refiere a marcas, la «nueva realidad» impone soluciones a distancia, y el afianzamiento de canales de venta on-line”, afirma la abogada. Las preguntas que todo empresario debería hacer a este respecto son: ¿protegen mis antiguas marcas nuevas formas de venta? ¿tengo protegida como marca el logotipo de mi aplicación móvil?

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