eFactura Fórum II: La responsabilidad del cliente para cumplir las normativas

La tercera mesa redonda del evento eFactura Fórum II, celebrado el jueves en Madrid de la mano de MuyPymes y MuyCanal, tenía como objeto explicar hasta dónde llegaba la obligación de gestorías y asesorías y cuál era la del cliente final a la hora de aplicar las normativas de Antifraude y Crea y Crece.

Bajo el título «La responsabilidad del cliente para cumplir las normativas», logramos reunir a un nutrido grupo de profesionales que trabajan codo a codo con el cliente final y cuyo papel en el cumplimiento normativo es vital. La mesa estuvo compuesta por:

• Juan Carlos López Torrejón, Socio Director en Krexer Asesores
• Eduardo Santana Abadía, Business Development Team, Microsoft Services Global Group de Ayesa
• José Fernández, abogado de CE Consulting
• Fernando Arbex, Director en Arbex Consultores

Como ya se repitió a lo largo de toda la jornada, los asesores y las gestorías están jugando ya un papel fundamental en la implantación de la facturación electrónica. No solo actúan de puente entre fabricante y cliente final, sino que van a «sufrir» las consecuencias de una mala planificación de estos procesos, por lo que les conviene tener una buen comunicación con sus clientes para que se pongan cuanto antes a interiorizar las normativas.

Juan Carlos López: Cómo están viviendo el proceso de adaptación a la facturación electrónica

El director Krexer Asesores comenzó su ponencia diciendo que ellos llevan ya un tiempo planteando la situación, viendo cómo les afecta a los cliente y cómo ellos mismos deben comunicarlo y afrontarlo. «Antes del verano hicimos una primera adaptación en el despacho, formándonos en las normativas y en las soluciones que íbamos a plantear a nuestros clientes. Sobre todo afectaba a la parte fiscal y contable del despacho, por lo que se hizo una adaptación técnica formal y todo eso se ha traducido en un plan de acción que desarrollamos en cuatro pilares».

Juan Carlos López, que utiliza las soluciones de A3factura de Wolters Kluwer, nos desveló su plan de acción:

1. Comunicación a clientes: «Esta fase ya se ha realizado, hicimos una primera comunicación para que conocieran estas normativas, sobre todo Antifraude que es la más inminente. Esto lo hicimos a través de nuestros boletines, cambiando la forma de comunicar, haciendo nuevos diseños y con otra imagen para que llamara más la atención».
2. Asesoramiento: «Es importante decir que los clientes no se pueden quedar con la idea de que la norma es común para todos, ya que les va a afectar de forma diferente. En primer lugar necesitábamos saber cómo facturaban, si usaban un programa de proveedor, algo gratis de internet, un excel… ya que a nosotros también nos llegan esas facturas en diferentes formatos, pero no sabemos el proceso que hace el cliente cuando la elabora. Hicimos esta segmentación, al igual que la del tamaño de la empresa».
3. Soluciones tecnológicas: «A los clientes más grandes, que ya tengan un software de facturación, le decimos que se aseguren de que esté homologado o, si no, les recomendamos uno. Esto último será lo que haremos con los más pequeños, ya que algunos todavía nos vienen con los talonarios a mano. En esta tercera fase pretendemos que si le tenemos que proponer un software al cliente sea lo más sencillo posible«.
4. Acompañamiento: «A quienes lo necesiten, nosotros mismos le activamos la herramienta, le ayudamos a que la use y que el cliente haga prueba y error, guiado por nosotros. Este plan de acompañamiento tiene fecha de caducidad: el 31 de diciembre».

José Fernández: ¿Hasta dónde llega la responsabilidad del asesor y empieza la del cliente final?

José Fernández, abogado de CE Consulting, nos recordó que esta erupción de normativas no son sino unas más del universo empresarial y que les va a costar más a las empresas que tengan poca relación con la Administración. «Esto les va a suponer un cambio de mentalidad y organizativo. No olvidemos que la naturaleza jurídica entre cliente y asesoría es de prestación de servicios». «No se compromete al resultado, por tanto la responsabilidad última es de la empresa cliente, no de la asesoría», aunque la última palabra la tiene el contrato suscrito entre ambos.

Dicho esto, Fernández explicó cómo se delimitan las obligaciones y hasta dónde llega la responsabilidad de los asesores, según la ley. «Nos encontramos con clientes que mandan un PDF con la factura, un acceso a un archivo de OneDrive o incluso en papel, esto es moneda habitual». «Por tanto, no hay duda de que la elección del software es del cliente porque él conoce su empresa, su volumen de negocio, sus clientes,… y las sanciones se las va a poner a él».

«A partir de aquí surgen dudas como si la asesoría tendrá acceso al software de facturación de los clientes, quién va a hacer las facturas, etc… por eso es importante definir estos aspectos en el contrato. Repito: la responsabilidad, en principio es del cliente, y lo de mantener las facturas en el registro digital también, salvo que se indique lo contrario en el contrato», concluyó.

Fernando Arbex: Oportunidades y retos

En lugar de ver estos nuevos procesos como un problema, Fernando Arbex, director en Arbex Consultores, nos explicó cómo verlo como una oportunidad. «Podemos tratar esto como una mera obligación legal y cumplirla, o plantearla como una oportunidad de repensar los procesos, analizar si hacemos las cosas bien, mal o regular y determinar objetivos complementarios a esta puesta en marcha de la nueva aplicación de facturación electrónica».

El directivo recordó también que los cambios en la empresas son continuos, «ya sean por razones internas, por adaptarnos al mercado o porque nos impongan cambios normativos y esta tercera es más habitual de lo que nos gustaría».

«Ahora nos encontramos ante un cambio que es la avanzadilla de un camino mas importante: la entrada en vigor de la facturación electrónica y la llegada de Verifactu, que es un adelanto de hacienda para establecer mecanismos de control, ejemplo de ello es que están exentos aquellos negocios que ya están en el SII».

«La mayoría de mis clientes son pymes y autónomos que emiten 12 facturas al año. A estos hay que darle las cosas más mascadas y hacer un proceso de comunicación y acompañamiento. Me parece importante que se aproveche este momento para repensar lo que hacemos y decidir si, además de usar Verifactu o el SII, aprovecho y me inicio en las tareas de ecommerce, o establezco una nueva web para interaccionar con clientes y potenciales, etc».

El directivo advirtió que hay que «hacerlo rápido, porque la fecha objetivo no es el 1 de julio sino el 31 de diciembre. No puedes pretender poner en marcha el 1 de julio el sistema de facturación electrónica, ya que vas a estar muy liado con otras obligaciones fiscales, mejor hacerlo en enero. Aprovechemos para cambiar lo que podemos cambiar«. 

«Es importante recalcar que la informática de los negocios es un aspecto fundamental del mismo negocio. Olvidemos las aplicaciones gratuitas y busquemos un partner de confianza, no una solución para salir del paso». Arbex utiliza soluciones de Cegid desde hace años: «Es vital hacer una apuesta, yo la hice en su día y nunca me he arrepentido de ella, durante 40 años no he sentido la necesidad de ir a otro sitio». 

Eduardo Santana: Consejos para pymes que aún no se han puesto a digitalizar sus procesos de facturación

El directivo de Ayesa recordó lo que se había ido diciendo a lo largo de la jornada, pero esta vez, desde su punto de vista como integrador. «Es mala idea esperar a que todo el reglamento esté totalmente desplegado, no podemos dejarlo para junio o julio para ponerlo en marcha nuestros sistemas, hemos de hacerlo ya».

«Nosotros llevamos mucho tiempo evangelizando sobre estas normativas. A partir de aquí, cada uno tenemos que evaluar nuestras necesidades propias. Cada cliente es diferente y tiene su problemática de facturación y parte de un sistema diferente, lo que puede condicionar el tipo de solución a implantar que sea mejor para cada uno».

A la hora de evaluar cómo realizar un plan de acción también es importante «saber cómo es ese software, por ejemplo, si usamos uno que puede personalizarse puede suponer un hándicap a la hora de poner una solución de facturación dentro de nuestro sistema, si tenemos un software obsoleto o local que no trabaja en el cloud, pues también hay que tenerlo en cuenta». «Todo esto nos marcará los plazos para adaptar el software con éxito, se trata de que la integración sea lo menos costosas posible para el usuario y que no tengan que hacer más procesos sino procesos diferentes y mejorados», indicó Santana.

El directivo recordó la oportunidad que podría suponer estas directivas, «no es solo una normativa obligatoria, sino poder empezar a trabajar en la transformación digital, que comienza con tener unos datos normalizados. Esto nos va a beneficiar , tendremos sistemas de cobro más afinados».

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