Derribando los mitos frecuentes desde la implementación de TicketBAI

La implementación obligatoria de TicketBAI en el País Vasco ha generado muchas inquietudes entre comercios, pymes y autónomos de la región. Por tal motivo, esta guía ofrece información para demostrar que, lejos de ser una carga, el sistema representa una oportunidad para optimizar procesos y mejorar la transparencia y eficiencia de las organizaciones y tiendas.

«En Alegra, entendemos las inquietudes que puedan surgir en torno a la adopción de TicketBAI. Sin embargo, estamos convencidos de que este sistema no solo facilitará el cumplimiento fiscal, sino que también aportará una mayor eficiencia operativa y una reducción significativa de errores”, indicó Alvaro Villa, Country Manager de Alegra.

Derribando los mitos

Mito 1: Aumentará significativamente la carga administrativa

Realidad: Si bien es cierto que existe un período de adaptación inicial, TicketBAI puede, en última instancia, reducir la carga administrativa al automatizar numerosos procesos de facturación y reportes fiscales. La digitalización de estos procesos puede resultar en una mayor eficiencia operativa, facilitando el cumplimiento fiscal de manera más ágil y precisa. En este sentido, un informe de McKinsey encontró que la automatización puede aumentar la productividad en un 20% en funciones administrativas.

Mito 2 : No ofrece ningún beneficio para las pymes

Realidad: TicketBAI proporciona múltiples beneficios, incluyendo una mayor transparencia en las transacciones, la reducción del riesgo de errores fiscales y la simplificación de auditorías y revisiones fiscales. Estas ventajas no solo mejoran la precisión y fiabilidad de las operaciones comerciales, sino que también pueden traducirse en un ahorro significativo de tiempo y costos en el largo plazo.

Mito 3: Las sanciones por incumplimiento serán devastadoras para las pymes

Realidad: Las autoridades fiscales suelen ofrecer períodos de gracia y asistencia durante la transición a TicketBAI. Aunque existen sanciones para el incumplimiento, estas se aplican de manera progresiva y con consideración de la situación específica de cada empresa, proporcionando un margen para la adaptación y el cumplimiento de la normativa.

Las sanciones por incumplimiento de TicketBAI difieren entre las haciendas forales de Euskadi, pero en general son progresivas y permiten a las empresas adaptarse.

En Gipuzkoa, las sanciones incluyen multas del 20% del importe de la factura no registrada correctamente, con un mínimo de 300 euros para infracciones leves, 2.000 euros por manipulación del software de facturación, y hasta 6.000 euros para otras infracciones según la gravedad y frecuencia.

En Álava, pueden llegar a 2.000 euros por periodo de liquidación por no enviar facturas, 20% del importe total con un mínimo de 600 euros por manipulación del software, y hasta 10.000 euros más suspensión temporal por incumplimientos reiterados. En Bizkaia, las multas son de 1.000 euros por no registrar facturas, hasta 20.000 euros y prohibición de actividad por manipulación del software, y hasta 30.000 euros en casos de reincidencia.

Mito 4: Los comerciantes tienen que hacer una inversión de miles de euros

Realidad: La implementación no necesariamente implica una inversión exorbitante. Los sistemas en la nube permiten a las empresas pagar solo los planes mensuales sin costos adicionales significativos. A diferencia de los softwares instalables que pueden requerir una inversión inicial considerable, los servicios en la nube ofrecen una solución más económica y escalable.

Mito 5: En el sistema se deberá insertar información actualizada sobre el stock almacenado o datos detallados de cada venta

Realidad: TicketBAI no requiere la inserción de información sobre el stock almacenado ni datos internos detallados. Se enfoca en garantizar la trazabilidad de las ventas efectivamente realizadas. Los sistemas en la nube certificados que utilizan servidores como AWS, aseguran la protección y privacidad de los datos. Lo que se informa a Hacienda a través del QR de trazabilidad incluye solo la información necesaria para el cumplimiento fiscal.

La información necesaria para el cumplimiento fiscal incluye los datos de identificación del emisor, como el nombre o razón social y el NIF. También se requiere la descripción de la operación, que detalla los productos o servicios vendidos, el importe total de la operación incluyendo el IVA desglosado, y la fecha y hora de emisión de la factura. Además, cada factura debe tener un número secuencial único, y contar con una firma electrónica y el Código TBAI para asegurar su autenticidad e integridad.

Finalmente, se incluye un código QR que permite la trazabilidad de la factura y su envío automático a la Administración Tributaria.

Mito 6: Todos los programas de facturación son compatibles con TicketBAI

Realidad: No todos los softwares de facturación son compatibles. Es crucial asegurarse de que el software utilizado esté homologado por las autoridades fiscales del País Vasco.

Mito 7: La implementación es complicada y solo los expertos en tecnología pueden manejarla

Realidad: La implementación ha sido diseñada para ser accesible incluso para aquellos con conocimientos técnicos limitados. Muchas soluciones de software homologadas ofrecen interfaces intuitivas y soporte técnico para facilitar la transición. Además, hay recursos de capacitación y asistencia disponibles para guiar a los usuarios en cada paso del proceso.

Mito 8: TicketBAI no permite personalizar las facturas según las necesidades específicas de cada negocio

Realidad: TicketBAI admite la personalización de facturas, permitiendo a las empresas adaptar sus documentos a las necesidades específicas de su negocio. Los softwares homologados ofrecen diversas opciones de personalización, como logotipos, formatos de factura y otros elementos visuales, garantizando que cada factura cumpla con los requisitos legales sin sacrificar la identidad corporativa.

Mito 9: Compromete la privacidad y seguridad de los datos empresariales 

Realidad: El sistema está diseñado con altos estándares de seguridad para proteger la información empresarial. Los datos transmitidos a través del sistema están encriptados y las plataformas homologadas deben cumplir con estrictas normativas de protección de datos, asegurando que la información sensible esté protegida contra accesos no autorizados y ciberataques​.

Mito 10: Solo está dirigido a empresas con grandes volúmenes de facturación 

Realidad: TicketBAI es aplicable a todas las empresas, independientemente del tamaño o volumen de facturación. Está diseñado para mejorar la transparencia y eficiencia fiscal tanto en pequeñas como en grandes organizaciones. Las pymes, en particular, pueden beneficiarse de la automatización y simplificación de procesos que ofrece TicketBAI, ayudándoles a mantenerse competitivas y cumplir con sus obligaciones fiscales de manera más efectiva​.

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