Hojas de cálculo o papel y boli: no gestiones así las vacaciones de los empleados

En plena etapa estival, muchas empresas se sumergen en un mar de dificultades cuando se trata de la gestión de las vacaciones de sus empleados. Se calcula que, este año, cinco de cada 10 trabajadores españoles disfrutarán de unas vacaciones de, al menos, 15 días, algo que puede suponer un descontrol si no se dispone de un método de organización óptimo. Según explica Marcelo Dos Reis, CEO de Grupo SPEC, “pese a las ventajas que conlleva el hecho de disponer de un software que facilite los trámites de forma digital, sigue habiendo compañías que coordinan las vacaciones de sus empleados de forma analógica o mediante hojas de cálculo”. 

Pese a que pueda parecer funcional, especialmente para aquellas empresas más pequeñas, la realidad es que los métodos analógicos dificultan a la empresa y a los trabajadores. Dos Reis explica que, “los departamentos de recursos humanos se ven afectados debido a la gran cantidad de tiempo que deben destinar a cuadrar las vacaciones de todos los trabajadores, mientras que los empleados pueden experimentar las consecuencias de una mala gestión, lo que se puede traducir en problemas de conciliación familiar”.

En relación al uso de técnicas más tradicionales, el Ministerio de Trabajo ya se ha posicionado: en el último borrador de la ley de reducción de jornada laboral, el Ministerio de Trabajo apuntó que el formato del papel y el boli para registrar la entrada y la salida de los empleados se debía terminar. 

Gestionar las vacaciones sin dolores de cabeza

Una de las técnicas claves para mejorar la organización de las ausencias de los empleados es la incorporación de un software. Según explica Dos Reis, “digitalizar y automatizar esta función es clave no solamente para el funcionamiento y la productividad de la empresa, sino también para evitar situaciones de estrés o malestar que puedan interferir en el clima laboral”. Sin embargo, también hay otras formas de mejorar la gestión de las vacaciones. Por esta razón, desde Grupo SPEC, aconsejan los siguientes tips:

• Da ejemplo y cumple con la ley: para poder gestionar bien las vacaciones y evitar posibles enfados del personal, es crucial conocer cuáles son sus derechos y cumplir correctamente con la ley. Las vacaciones retribuidas son un derecho recogido en el art. 38 del Estatuto de los Trabajadores y son imprescindibles para el bienestar de la plantilla. Como empresarios, es crucial tener presentes estos derechos para poder gestionar bien los periodos vacacionales.
• Mantén tu política de vacaciones clara: para que los empleados soliciten las vacaciones de forma correcta, es importante que como empresa definas la política de vacaciones y la hagas saber a tu plantilla. “Procura que esta política cumpla con la ley y con los convenios y contratos de cada empleado, asegúrate de cuadrar las solicitudes de vacaciones con los volúmenes de trabajo elevados y ten presentes las necesidades de cada departamento”, aclara el Director General del Grupo SPEC.
• Establece un orden de prioridad: durante la solicitud de días de vacaciones, es posible que los empleados se vean obligados a llegar a un acuerdo con tal de que no se solapen las fechas. En caso de que esto no sea posible, lo más recomendable es que la compañía aplique un orden que priorice la antigüedad en la empresa o la conciliación con la vida escolar de los hijos. También se puede establecer un sistema rotativo que permita a unos empleados ser los primeros en escoger las vacaciones e ir cambiando cada año.

Pide a tus trabajadores que no dejen la solicitud de vacaciones para el último momento: con tal de evitar posibles conflictos futuros, no hay nada más recomendable que planificar a tiempo para poder resolver inconvenientes con la máxima antelación posible. “Asegúrate de que, 2 meses antes de que llegue la temporada de verano, tus trabajadores ya hayan cerrado sus solicitudes”, recomienda Marcelo Dos Reis.

Dos Reis recalca que “una buena gestión de las vacaciones no sólo tiene que ver con cómo se lleva a cabo la solicitud de estas por parte de los empleados: el papel que tiene la empresa es clave para priorizar, organizar y actuar como moderador”.

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