Por qué las auditorías causan ansiedad a la mayoría de los directivos

Según un estudio de Canon Europa, sólo uno de cada cuatro responsables de la toma de decisiones de IT (ITDM) se siente muy seguro en el periodo previo a una auditoría, y los encuestados destacan su preocupación por los procesos de gestión de la información y los datos de sus organizaciones. Los resultados de la encuesta señalan lagunas críticas en la estructura digital de muchas empresas actuales, destacando la falta de visibilidad y control que los ITDM tienen sobre la información y los procesos documentales, algo fundamental para su función.

Marc Bory, Vice President, Digital Printing & Solutions, Marketing & Innovation de Canon Europa ha comentado: «Las tecnologías emergentes están remodelando actualmente lo que se puede conseguir en el lugar de trabajo híbrido, donde la información se intercambia tanto en formato digital como en papel, acompañada de nuevas expectativas que gestionar. Los datos desempeñan un papel fundamental en este contexto, ya que pueden determinar la capacidad de las empresas para adaptarse y responder a estas nuevas oportunidades. Sin embargo, nuestro estudio muestra cómo la ansiedad relacionada con la gestión y protección de los datos, así como la falta de productividad en la gestión de los procesos documentales, impiden a los equipos de IT aprovechar todo el potencial de su información para aumentar el valor global del negocio».

Ansiedad por los datos

La ansiedad relacionada con la gestión de datos se manifiesta claramente en los niveles de confianza de los responsables de IT antes de una auditoría. Cuando se les preguntó por los motivos, surgieron dos temas coherentes: la falta de control sobre el comportamiento de los empleados y la falta de visibilidad de los documentos y datos, ambos aspectos desempeñan un papel clave.

Estas preocupaciones no son infundadas. Más de un tercio (36 %) de los directivos afirman que sospechan o son conscientes de que los empleados no siempre siguen las normas de cumplimiento (como el GDPR), mientras que uno de cada cinco ITDM (17 %) afirma haber sufrido un incumplimiento accidental por parte de un empleado en el último año. Esto está creando una tensión interna, ya que más de la mitad afirma que la seguridad informática ocupa una parte importante de su jornada laboral.

De hecho, la mitigación de riesgos, especialmente en lo que respecta a la seguridad informática y el cumplimiento de las normativas, sigue siendo una prioridad para los responsables de IT. El 60 % de los ITDM sitúan la seguridad entre sus tres mayores retos, y más de una cuarta parte (28 %) ocupa el primer lugar.

Falta de progreso digital real

Los ITDM parecen confiar en su madurez digital, ya que el 78 % cree que sus organizaciones ya están preparadas en términos de procesos digitales, lo que significa que están ejecutando procesos digitalizados y automatizados. Otras conclusiones relevantes hacen referencia a aspectos como los siguientes:

• Se ha constatado que las organizaciones se encuentran en una posición similar a 2022 en cuanto a niveles de seguimiento, acceso, intercambio y eliminación de documentos con fines de auditoría.
• Los derechos de acceso automático a los documentos -la capacidad más común- sólo se encuentran en el 53 % de las organizaciones, lo que significa que la plena adopción de la automatización para la gestión de la información y los procesos documentales aún está lejos de conseguirse.
• El 28 % sigue teniendo que rellenar manualmente documentos organizativos estándares una y otra vez, mientras que el 26 % de los empleados experimenta errores o incoherencias causados por los silos de datos.
• Uno de cada diez líderes han abandonado proyectos de implantación en los últimos dos años. Entre los problemas que plantea la implantación figuran los de compatibilidad (28 %), los retrasos (27 %) y los fallos continuos de la nueva tecnología (21 %).

Aunque los beneficios que la tecnología digital puede aportar a una empresa son evidentes, según los datos del estudio, no se están aprovechando plenamente. Y es que-casi todos los directivos que han implantado la automatización (99 %) afirman que la tecnología podría mejorar aún más aspectos como: la eficiencia del trabajo (37 %), la experiencia de los empleados (35 %) y la experiencia del cliente (34 %).

Aunque se admite que la gestión de la información aumenta la productividad -el 37 % de los responsables de TI lo destacan como una ventaja clave-, muchos responsables de TI no están adoptando plenamente las soluciones de gestión documental disponibles. Esta falta de progreso digital está obstaculizando el potencial de los equipos de TI y frenando el valor que pueden aportar.

Tori Miller Liu, President and CEO of the Association for Intelligent Information Management (AIIM), afirma: «Un mundo digital requiere que los lugares de trabajo modernos estén impulsados por información o datos no estructurados de alta calidad y muy accesibles. Sin embargo, la gestión de un volumen creciente de información no estructurada en un entorno híbrido supone un reto para las organizaciones. Una gestión eficaz de la información es la respuesta: mejora la visibilidad y el control, aumenta el cumplimiento de la normativa y ofrece nuevas oportunidades a partir de la información existente». 

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