Hacia la digitalización de la factura: Ley Antifraude y Ley Crea y Crece

Dos normativas están a punto de revolucionar el sistema de facturación de pymes y autónomos españoles: la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece. Son leyes que van a impulsar la digitalización de los negocios, pero sobre las que hay aún mucho desconocimiento. El camino burocrático hasta su aprobación y entrada en vigor es diferente, así como las sanciones. Mientras que en la primera ya se ha aprobado el Reglamento de desarrollo (diciembre de 2023), en la segunda todavía lo estamos esperando. Este paso es vital para empezar a establecer los tiempos que tendrá las empresas para poder cumplirla.

Precisamente este desconocimiento es el que ha movido a MuyPymes a organizar este encuentro, con la colaboración de Wolters Kluwer y en el que han intervenido: Raquel Serón, socia de Law Care y presidenta de Nosotras Valencia; Sandra Cerrada, presidenta de AJE Madrid; Clara Isabel García-Suelto, Gerente del CSIC en CFTMAT  y presidenta de la Comisión de la Enseñanza de Economía del Colegio de Economistas de Madrid; Mayte López, Customer Success Manager en Wolters Kluwer Tax & Accounting España, y Francesc Núñez, ERP Product Manager de Wolters Kluwer Tax & Accounting España.

Diferencias entre normativas

La charla comenzó poniendo en contexto el alcance de estas nuevas normativas, con los puntos que tienen en común y, sobre todo, con las diferencias. Como experto en el tema, Francesc Núñez nos recordó que la Ley Antifraude (la primera de las dos que entrará en vigor) va alterar el orden de la fiscalidad en los negocios. «La ley busca que, en el momento en que se genere la factura, esta no pueda modificar ni los aspectos fiscales ni los económicos, de manera que Hacienda pueda tener la información lo antes posible».

Y es que, con esta normativa se obliga a que se genere un registro online a la vez que se genera la factura, y este será el que se entregue a Hacienda y el que revisará el inspector en caso de inspección. «Afecta a todas las transacciones de venta de cualquier empresa y a todas las facturas, incluidas las simplificadas (tickets)«, indicó el manager de Wolters Kluwer.

Por otro lado, la Ley Crea y Crece es una iniciativa que surge en el Ministerio de Asuntos Económicos, aunque ahora también interviene Hacienda, y afecta a las transacciones B2B cuando se emita una factura. Núñez aclaró que existirá la obligación de emitir y recibir facturas en formato electrónico entre empresas y profesionales. «El objetivo es disminuir la morosidad y acotar el cobro. La operativa y el impacto son diferentes».

Es decir, que aunque se hable de «factura electrónica» para referirse a estas dos normativas, realmente, la que está obligando a su uso entre empresas es la Ley Crea y Crece, mientras que la Ley Antifraude establece la obligatoriedad de contar con un registro de las facturas que deberá hacerse con un programa informático de facturación certificado y homologado por la Administración.

Sandra Cerrada, presidenta de AJE Madrid y empresaria, indicó que «son dos caras de la misma moneda», expresando su disconformidad de que el periodo de pago actual entre empresas «se está yendo a más de 60 días». 

A pesar de sus diferencias, los participantes en la mesa también recordaron que ambas normativas tienen sinergias, la más importante es que van a dar un gran impulso en la «digitalización de los negocios». «Aunque son dos leyes separadas que cuentan con diferentes afectaciones, ambas van a suponer importantes cambios para las empresas, por lo que deben empezar cuanto antes a adaptarse», indicó Núñez.

No dejes para mañana…

Aunque la cultura española, en general, es tendente a dejar todo para última hora, mejor hacer un esfuerzo en todo lo que tiene que ver con la facturación del negocio y el sistema fiscal. Los expertos de la mesa repitieron una y otra vez que hay que empezar ya con la digitalización de este área, sin importar si eres pyme, mediana empresa o autónomo. Y especialmente aquellos que aún vayan a la asesoría con las facturas en papel.

Muy interesante fue la experiencia que tuvo la asesora Raquel Serón con un cliente que llevaba años con este tipo de facturación tradicional y que decidió digitalizarlas todas y comenzar a usar un software. La asesora reconoció que fue un proceso «titánico» por parte de los implicados, que llevó aproximadamente un año pero que «ahora se alegran mucho». No hay nada como este ejemplo para concienciarse de que hay que empezar cuanto antes a elegir, revisar y digitalizar este sector tan vital de las empresas.

Aunque a día de hoy, la Ley Crea y Crece no tiene el reglamento aprobado (vital para que empiecen a contar los plazos y la obligatoriedad), el de Antifraude salió en diciembre de 2023. Ahora se espera la aprobación de la Orden Ministerial que debe establecer la fecha de entrada en vigor y cuyo borrador indica que «en nueve meses no se va a poder comercializar ningún software que no la aplique», indicaron desde Wolters Kluwer.

Mayte López explicó que desde Wolters Kluwer llevan mucho tiempo informando sobre todas estas implicaciones pero que, aún así, «hay mucha confusión y desconocimiento», especialmente entre micropymes y autónomos que «no tienen músculo organizativo y financiero para poder entenderlo o gestionarlo».

Todos los participantes estuvieron muy de acuerdo en este sentimiento de confusión, a pesar del esfuerzo de los fabricantes y de la propia Administración por informar. «Efectivamente hay mucha confusión. La gente habla de facturación electrónica, cuando deberían hablar de la digitalización de la gestión administrativa del negocio», indicó Raquel Serón. La asesora cree que ni pymes ni autónomos «se lo esperan» y que tienen una concepción errónea sobre lo que significa la digitalización de la factura. «Lo que estamos diciendo es que no pueden hacer las facturas con un programa que no esté verificado. La Administración les va a exigir que las facturas estén firmadas digitalmente en el momento de emitirlas. Se trata de un gran trabajo para una pyme o autónomo y, por tanto, es necesario buscar un tercero que les dé seguridad, ya que, de lo contrario, se enfrentan a grandes sanciones, tanto si no hacen la digitalización de forma correcta como si no cumplen los plazos».

Por su parte, Clara Isabel García-Suelto Huerta, del Colegio de Economistas de Madrid, recordó los aspectos positivos de ambas normas, tanto por la lucha fiscal como por el fomento de creación de empresas que implican. «En España por nosotros mismos no lo hubiéramos hecho, nos han tenido que dar el empujón», refiriéndose a ciertas prácticas que dañan el crecimiento del negocio, como el retraso en pagar a proveedores o la existencia de prácticas fiscales ilícitas.

Los aspectos positivos de las normativas son algo que debería ir por delante a la hora de explicarlas a los implicados. Este fue otro gran consenso entre los participantes de la mesa. Así, Raquel Serón resaltó que la Ley Crea y Crece «busca convertir a España en un mercado atractivo para empresas extranjeras, busca agilizar la burocracia, crear puntos PAE, tener una empresa en 24 horas de forma sencilla… y todo esto está muy bien y es muy necesario«. A esto, Clara I. García- Suelto y Sandra Cerrada añadieron el compromiso de pagar a 60 días entre empresas. «En el sector privado hay facturas que se pagan a 210 días y esto es un problema para muchos negocios», indicó la primera.

La figura del asesor

Para simplificar los mensajes asociados a las normativas, la figura del asesor va a ser fundamental y pieza clave, especialmente para «pequeños empresarios y autónomos». «Hay que digitalizar sí o sí, contando con un software especializado, que recoja estos cambios legales y se adapte a los negocios», recalcó Mayte López. Al mismo tiempo el fabricante reconoció que muchos profesionales no dan abasto con el día a día de su negocio como para tener que estar con gestiones administrativas y fiscales.

Por eso, la figura del asesor va a tener un papel relevante y una gran responsabilidad para que se apliquen bien las normativas. «En mi caso hace tiempo que me propuse que todos los clientes usaran un software. Empecé con los de mayor volumen de facturación y, poco a poco, todos se han ido digitalizando», indicó Raquel Serón, que reconoció el papel de los asesores en cambiar la mentalidad del cliente y «enseñarle que con picar facturas ya no aportamos nada«. La gestión administrativa tiene que estar digitalizada ya que, además, se evitan errores humanos y, con ello, el asesor puede dedicarse realmente a ayudar y asesorar a sus clientes en cambios tan importantes como el de la digitalización. Mayte López abundó en esta idea: “Debemos pensar en los despachos profesionales como verdaderos asesores, no como simples gestores”.

La labor informativa de los asesores debería convertirse en un pilar fundamental en esta era de la digitalización, los clientes tienen que conocer las medidas y los impuestos más fundamentales. «La gente que quiere montar un negocio necesita saber muchas cosas», un punto en el que se generó un pequeño debate en la mesa. ¿Hasta qué punto un emprendedor debería sumergirse en el mundo de la burocracia? Clara I. García-Sueltos lo tiene claro: «No solo han de conocer las leyes de facturación, sino otras como las de contratos, subvenciones, tributarias… hay mucha relación entre ellas y son muy importantes».

Todo ello sin olvidar que «el mayor problema de un autónomo es sacar su negocio adelante y es por ello que todos necesitan un asesor», como matizó Mayte López, de Wolters Kluwer. La capacidad de saber conectar las normas, así como su desarrollo, es uno de los grandes valores de estos profesionales, más allá de que los clientes cuenten con unas nociones básicas, como saber los modelos que han de presentar y las fechas.

La responsabilidad de los fabricantes de software

Una de las grandes conclusiones de este evento es que la responsabilidad de aplicar correctamente estas normativas pasa por tres colectivos implicados: los fabricantes de software, los asesores y, finalmente, las empresas y autónomos. Si bien hemos visto cómo deben actuar los dos últimos, nos faltaba por poner encima de la mesa cuál es el papel fundamental de las tecnológicas especializadas en normativas, como es el caso de Wolters Kluwer.

Mayte López indicó que “nuestro software conecta a todos los implicados, incluida la Administración, porque aunque las empresas han de conocer sus obligaciones, es muy importante ponérselo fácil, simplificar al máximo su día a día y mantenerlas conectadas con sus asesores”. También explicó la labor de información que están realizando: “Estamos informando a nuestros clientes por varios canales, como webinars quincenales que celebramos junto con la AEAT, para intentar que la adaptación a estas normativas sea lo más fácil posible”.

Las novedades que introduce la Ley Antifraude “implica modificar flujos y procesos de trabajo muy asentados entre pymes y autónomos, que, una vez entre en vigor, el software certificado y adaptado a esta normativa no les permitirá realizar”, explica Francesc Núñez, refiriéndose a casuísticas como la numeración de las facturas, la fecha de cada una de ellas, etc. “Los clientes que se hayan digitalizado antes de que entre en vigor la ley ya se habrán adaptado a todos estos cambios y sabrán hacerlo de forma natural cuando la normativa les obligue a ello. Este periodo previo les habrá servido de prueba. Los que esperen al último momento seguramente lo vivirán de forma traumática”, añade Raquel Serón, que hace tiempo que realiza esta labor con sus clientes con a3factura, el programa online de facturación de Wolters Kluwer para pymes y autónomos.

Frases destacadas

Raquel Serón, socia de Law Care y presidenta de Nosotras Valencia.

«La digitalización vendrá sí o sí. Ahora, lo importante es saber si las pymes lo quieren hacer de forma natural o traumática. El papel del asesor es recomendar al cliente implantar lo antes posible un software de facturación, que este se adapte a su negocio y se convierta en una herramienta útil». 

«Cuando lleguen las sanciones por no haberse adaptado a la normativa, la digitalización se convertirá en algo traumático». 

Francesc Núñez, ERP Product Manager de Wolters Kluwer Tax & Accounting España.

«Hay que ver estas dos normas como motores de la digitalización que ayudan al tejido empresarial español a mantener una competencia leal, reducir tiempos y aumentar la eficiencia».

«La Ley Antifraude tiene un gran impacto en la forma de facturar de pymes y autónomos ya que modifica sustancialmente los flujos y procesos”

Sandra Cerrada, presidenta de AJE Madrid.

«Me inquieta que la falta de conocimiento, pereza o tiempo provoque que no salgan bien las cosas. Creo que las pymes y los autónomos van a ser los mayores damnificados”.

«Ojalá todo esto no quede en papel mojado y realmente ayude a todos los negocios»

Clara Isabel García-Suelto, Gerente del CSIC en CFTMAT  y presidenta de la Comisión de la Enseñanza de Economía del Colegio de Economistas de Madrid

«Hay que ayudar al autónomo para que sepa relacionarse bien, y digitalmente con la Administración».

«No puedes vivir ajeno a este tipo de normativas, cuando las conoces se te abre todo un mundo de posibilidades. La figura del asesor aquí es básica para explicar de forma sencilla aspectos como los de estas normativas».

Mayte López, Customer Success Manager en Wolters Kluwer Tax & Accounting España.

«Nuestra recomendación es que las pymes empiecen ya a digitalizarse y tengan un software certificado y reconocido en el mercado, además de contar con un asesor que les pueda ayudar».

«Todo nuestro afán es conectar a las empresas, asesores y Administración para facilitar y simplificar los procesos. Somos especialistas en el cambio legal y en tecnología que mejora la gestión”.

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