Pymes en la vanguardia digital: la revolución de la IA y factura electrónica

Este año se avecinan cambios drásticos para las pequeñas y medianas empresas, especialmente, con la gradual -pero inevitable- implementación de la factura electrónica y Verifactu. Para afrontar este cambio de paradigma es necesario prepararse, y para ello los software de gestión empresarial van a jugar un rol crucial: optimizar procesos, garantizar una eficiencia operativa sin precedentes y, sobre todo, cumplir con las nuevas regulaciones que se avecinan.

La revolución silenciosa: Software de gestión empresarial en acción

El 2023 ha sido testigo de un cambio sísmico en la forma en que las pymes gestionan sus operaciones diarias. No obstante, nos encontramos en una época en la que coexisten empresas que aún llevan a cabo todas sus operaciones mediante hojas de cálculo en Excel, junto a otras que ya han incorporado la Inteligencia Artificial como herramienta fundamental en su entorno laboral.

Lo que queda claro es que aquellas empresas más digitalizadas, que han adoptado en sus modelos de negocio soluciones de software de gestión empresarial, han podido liberarse de las tareas más administrativas, centralizar y agilizar la gestión de tareas, especialmente las críticas, y ser más competitivas. Un camino exitoso donde no solo se han simplificado las operaciones cotidianas, sino que también los equipos han conseguido una visión más clara y en tiempo real de sus procesos, facilitando la toma de decisiones informadas y estratégicas.

La capacidad de adaptarse a las cambiantes demandas del mercado -y a los imprevisibles quiebros del camino-, se ha vuelto más crucial que nunca, y el software de gestión empresarial ha demostrado (como lleva ya unos años haciendo), ser una herramienta indispensable para la agilidad empresarial. Las pymes que han invertido en un ERP han sido capaces de ajustar rápidamente sus estrategias comerciales, responder a las tendencias del mercado y ser más rentables. De hecho, según datos de Cegid, la optimización de procesos ha mejorado hasta un 95% la eficiencia de algunos de nuestros clientes. Esta adaptación y digitalización permite a estas pequeñas y medianas empresas ser más competitivas en un mercado muy saturado. Además, proporciona una mayor resiliencia frente a desafíos e imprevistos, como pueden ser situaciones de crisis o cambios en el entorno empresarial.

Factura electrónica: optimiza tu negocio ya

Aunque su implantación se está demorando más de lo esperado, la próxima obligatoriedad de la factura electrónica surgió como una necesidad en el arsenal digital de todas las empresas –y con mayor énfasis en las pymes–, el pasado año. Un punto marcado en el mapa que, más allá de ser una “simple” transición del papel a lo digital, promete revolucionar la forma en que las empresas manejan sus transacciones y relaciones comerciales.

Además de una mayor trazabilidad en cuanto a fiscalidad y, por consiguiente, un paso adelante en la abolición del fraude fiscal, uno de los aspectos más destacados que promete aportar la facturación electrónica es la eficiencia operativa. Y todos sabemos que, aligerando carga, llegamos más lejos. Así, la reducción significativa del tiempo dedicado a procesos manuales, como la entrada de datos y la conciliación de cuentas, es uno de los principales motivos por los que las pymes deberían implementar un software de facturación o un ERP con un módulo de facturación. Sin duda, mejoras imprescindibles para alcanzar el siguiente hito en esta aventura empresarial.

Por otro lado, las pymes que anticipen estos cambios y adapten proactivamente sus sistemas estarán mejor posicionadas para aprovechar al máximo las ventajas que ofrece esta herramienta digital y que, como se suele decir, “no les pille el toro”.

El desafío continuo: preparados para 2024 y más allá

Comenzamos un nuevo año en el que las pymes enfrentarán nuevos retos, pero también podrán disfrutar de grandes oportunidades. La adopción continua de tecnologías como la inteligencia artificial, con el análisis de datos y la automatización de procesos, ofrece un universo de posibilidades para mantenerse a la vanguardia.

La IA ha emergido como un compañero de viaje invaluable para las pymes, ofreciendo una gama diversa de beneficios que permiten la diferenciación, la innovación, la mejora de la experiencia de cliente y el descubrimiento de nuevos negocios, por nombrar algunos. Es decir, la IA proporciona no solo la posible automatización de tareas rutinarias o el análisis de grandes conjuntos de datos, sino también la personalización de la experiencia del cliente, permitiendo anticipar y satisfacer las necesidades individuales de cada uno de ellos y abriendo oportunidades de ofrecer nuevos servicios y funcionalidades y, por tanto, abrir nuevas líneas de negocio que les permitan crecer y ser más competitivas.

De hecho, en Cegid tenemos un buen ejemplo de ello. Gracias a la implantación de la IA generativa – la cual capacita a las máquinas para crear contenido, aprendiendo de datos previos para generar información de manera autónoma – hemos podido optimizar nuestro servicio de soporte y atención al cliente para la solución Cegid Contasimple. Un chatbot que ayuda a los usuarios a resolver prácticamente cualquier duda relacionada con el producto. Así, mejora la experiencia del usuario al recibir respuestas más rápidas y, además, permite que nuestro equipo de soporte se dedique a tareas más productivas.

En conclusión, 2023 ha sido un año transformador para todas las empresas, donde se ha producido un impulso de la digitalización que continuará sin duda en 2024. Un viaje necesario no solo para sobrevivir, sino para ser competitivo, y donde el siguiente hito, la adopción de la factura electrónica y la IA serán un desafío a la vez que una fuente de oportunidad para seguir creciendo.

Fermín Lozano, director de la Unidad de Negocio para Asesorías, Pymes y Autónomos de Cegid en España.

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