Cómo mejorar la gestión y experiencia de trabajo en los despachos profesionales

La firma de consultoría, ARBENTIA, destaca la necesidad de que los despachos de abogados avancen en su transformación digital a través de unas claves concretas, con el fin de mejorar su eficiencia y la experiencia de trabajo en sus organizaciones.

Los despachos de abogados son uno de los sectores más importantes del mercado legal europeo, facturando, según el informe prepandemia de 2020 de “La Abogacía Española en Cifras”, un total de 14.830 millones de euros. Este sector se enfrenta hoy a grandes retos, entre los cuales destacan la creciente competencia, la candente lucha por retener el talento y la constante presión sobre los precios.

“Las firmas de abogados requieren una cada vez mayor capacidad organizativa y de optimización de recursos y procesos, que les permitan seguir siendo eficientes en su gestión, al mismo tiempo que se asegura un riguroso control legal y económico”, afirma Iago Oro, director del área de gestión de proyectos de ARBENTIA. “Para ello, las organizaciones del sector necesitan avanzar en su transformación digital efectiva, en base a las últimas tecnologías de gestión”.

Los despachos de abogados necesitan apoyarse en un sistema de gestión capaz de brindar a los socios y abogados la flexibilidad, movilidad e independencia que estos necesitan, y que sea capaz de mejorar notablemente la experiencia de trabajo, en el día a día, para retener y motivar el talento.

Herramientas para la transformación digital de los despachos

Una transición digital rápida que incluya desarrollos adaptados a las necesidades del sector es la base para afrontar las demandas más inmediatas y para anticiparse a las que puedan surgir a medio y corto plazo. Hoy, existen soluciones avanzadas que brindan a los usuarios una única plataforma adaptada para la gestión de sus operaciones y el acceso a todos sus datos en tiempo real y desde cualquier dispositivo, incluidos móviles.

Dichas soluciones, como el vertical ARBENTIA Project Management sobre la plataforma Microsoft Dynamics, ofrecen todas las ventajas de la nube y están enfocadas en el control global de la operativa del despacho, con funcionalidades específicas para distintas áreas:

• Mejora la experiencia de trabajo de los socios: permiten el control del ciclo de vida de un proyecto desde el presupuesto hasta la ejecución y la facturación. Entre sus funcionalidades destacan la ordenación de tareas y eventos, la organización de expedientes activos bajo demanda y la gestión de actividades asociadas. Además, permiten el acceso al expediente desde cualquier lugar, lo que facilita la asistencia a juicios o reuniones de manera presencial. Asimismo, posibilitan la incorporación de notas de voz y su transcripción, así como la digitalización de facturas, la creación de tarjetas digitales de contacto e incluso la introducción de las horas invertidas en cada cliente y proyecto en tiempo real.
• Actúan de nexo entre las operaciones del despacho y la contabilidad, permitiendo gestionar toda la facturación y el reparto de ingresos entre los socios relacionado con el expediente correspondiente. También ayudan a crear presupuestos de venta, diferentes tipos de facturación y emitir y enviar facturas al cliente de forma automática.
• La gestión eficiente de recursos también es esencial y con estas herramientas los despachos también pueden avanzar en el control y análisis de los costes y gastos asociados a la gestión de proyectos.
• Reporting con visión global adaptada a diferentes necesidades y usuarios. Con este tipo de herramientas cada usuario puede adaptar su dashboard para visualizar los datos a nivel de socio, departamento y expediente, entre otras.
• Un impulso para la gestión de la rentabilidad mediante un control integral del negocio gracias a la implementación del cuadro analítico, financiero y operativo de cada uno de los proyectos individuales, asegurando que el resultado contable y analítico sea igual. Los presupuestos se encuentran además dentro del sistema y de esta manera se pueden comparar en cualquier fase del proyecto con el gasto real.

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