Cómo mejorar la gestión digital de un despacho con un ERP

La digitalización es una realidad en todos los sectores empresariales. Incluso en los más reacios a la transformación digital han visto que se trata de una ventaja competitiva que no pueden ignorar. Los despachos profesionales y asesorías suelen encontrarse entre los sectores menos digitalizados, veamos cómo un ERP puede ayudarles a mejorar la rentabilidad y productividad.

Antes de “meternos en harina”, veamos que es un ERP y para que sirve. Un software ERP, se trata de una herramienta para la gestión empresarial. ERP son las siglas en inglés de “Enterprise Resource Planning”, es decir, estamos ante un software con el planificar los recursos empresariales.

Entonces, un ERP es una herramienta con la que podremos gestionar y automatizar múltiples tareas dentro de nuestra organización. Los módulos más comunes que ofrece un ERP al uso son: Compras, ventas, gestión de stock, facturación, contabilidad, RR.HH. o CRM.

Como estamos ante un producto que puede ser personalizable para cada sector empresarial, podrán existir multitud de módulos diferentes según para que sector esté orientado dicho ERP.

ERP para despachos profesionales: El nuevo paradigma

Al igual que en otros sectores, existen programas ERP para despachos. Veamos cuales son las características de estos softwares para asesorías y las ventajas de utilizarlos.

Un software ERP para despachos deberá ofrecer, al menos, módulos de fiscalidad, contabilidad, facturación y área laboral. En cualquier caso, la mayoría ya ofrecen esos módulos y más prestaciones que veremos ahora.

Veamos en detalle las características que debe ofrecer cada módulo:

• Contabilidad: Un ERP para asesorías debe permitir llevar la contabilidad de sociedades o de autónomos. Además, suele ofrecer todos los ejercicios en línea, de diferentes años. Permitirá la legalización de libros, el depósito de las cuentas anuales y la presentación de impuestos a la administración.
• Fiscalidad: Aquí deberá permitir confeccionar modelos estatales (algunos ERP también ofrecen los modelos forales y canarios).
• Módulo laboral: En este módulo, nos debería permitir automatizar tareas para crear nóminas en cuestión de minutos. Suelen ofrecer todos los convenios actualizados para que, de forma automática, se rellenen en cada nómina. Suele existir relación directa con todos los organismos involucrados: SILTRA, SEPE, DELTA, AEAT, forales, etc
• Facturación: En este módulo podremos automatizar la facturación, asignando cuotas, gestionando almacenes, pedidos, albaranes. Además, suelen permitir calcular automáticamente facturas y gestionar las de los proveedores.

Estas características son, en líneas generales, las que ofrece cualquier ERP para despachos. Luego, debida a la alta competencia que hay hoy en día, cada herramienta ofrece distintas prestaciones. Por ejemplo, diezERP es un ERP para asesorías que ofrece algunos módulos muy interesantes:

• Digitalización de facturas: diezSCAN es un OCR por el cual, los clientes de un despacho podrán compartir de manera digital las facturas y, de esta manera, el asesor no tendrá que pasar los datos a mano (con el ahorro de tiempo que eso significa).
• Portal del cliente: También ofrecen el portal de Asesor, una herramienta por la cual pueden compartir con sus clientes toda la información relevante y de manera inmediata: Contabilidad, facturación, avisos, gestor documental compartido… De esta manera evitan perder tiempo en llamadas, envío de documentación por email, etc.
• Business intelligence para mejorar la rentabilidad del despacho: Tenemos la falsa creencia de que cuantos más clientes tengamos, más beneficio obtendremos. Pero eso no tiene porque ser así. Con el módulo Profiture, de inteligencia de negocio, podremos analizar qué clientes son mas rentables para nosotros, cuánto tiempo invertimos en cada uno, cómo podemos mejorar la productividad de nuestros empleados y mucho más.

¿Cómo se beneficia mi despacho de tener un ERP?

Todo lo que hemos leído hasta ahora suena bien. Está claro que cualquier proceso de transformación digital nos reportará beneficios, ya no hay duda de ello, pero veamos de manera específica todas las ventajas que nos puede ofrecer la implementación de un ERP en nuestra asesoría o despacho profesional:

1. Mejora de la productividad: La posibilidad de automatizar aquellas tareas que no reportan ningún beneficio a nuestra empresa, sino que son meramente administrativas, supondrá una mejora del rendimiento de nuestros equipos.
2. Asesor… a asesorar: La eliminación de tareas tediosas nos permitirá dedicarnos al core business de nuestra empresa, que es asesorar a nuestros clientes. De esta forma mejoraremos la confianza de nuestros clientes en nosotros, ofreciéndoles un servicio diferenciador.
3. Mejora de la rentabilidad: Como hemos visto, aprovecharnos del business intelligence nos permitirá la posibilidad de aumentar la rentabilidad de nuestro despacho, analizando los datos y beneficiándonos de la información que nos devuelven.

En definitiva, como era de suponer, el uso de herramientas digitales en nuestro negocio es una apuesta segura. No solo nos permite trabajar de manera mas eficiente, sino que hará que aumente nuestra rentabilidad y la satisfacción de nuestros clientes.

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