Javier Polo, de Councilbox: «Es posible brindar atención ciudadana de forma virtual»

Según el decreto de ley que se prevé que entre en vigor el 1 de enero de 2022, alrededor de 340.000 funcionarios podrán desempeñar hasta el 60% de su actividad en la modalidad de teletrabajo. De cara a esta importante modificación de las condiciones laborales de los empleados públicos, surgen dudas sobre cómo podrán afrontar determinadas tareas desde casa.

Entre ellas, destaca la atención al ciudadano. Algunas instituciones, como el Ministerio de Justicia, ya prestan atención ciudadana a través de una herramienta desarrollada por la firma Councilbox. Para ahondar más en la eficacia de la digitalización de la Administración, hemos hablado con Javier Polo, CEO de la startup, Councilbox.

MuyPymes: ¿Es realmente posible brindar atención ciudadana de forma virtual y personalizada?

Javier Polo: Por supuesto, de hecho, ya es una realidad en algunos casos. Nuestra solución se puede integrar de una forma muy sencilla junto al resto de utilidades con las que cuente el cliente. Si a eso le sumamos que es capaz de funcionar a la perfección con los estándares de autentificación como es el DNI electrónico… La hace ideal para instalarse en este tipo de instituciones con el objetivo de atender al usuario.

Actualmente ya estamos presentes y funcionando en el Ministerio de Justicia a través de EVID, una solución que fue personalizada para esta administración. Gracias a este Escritorio Virtual de Inmediación Digital, los ciudadanos van a poder llevar a cabo los diferentes trámites que necesiten de forma virtual, con atención personalizada, respaldo jurídico y una trazabilidad del proceso que no existe cuando la gestión es física.

En un futuro próximo esto se puede extrapolar a otras administraciones facilitando el trabajo de todos sus empleados y, sobre todo, de cada uno de los ciudadanos que lo necesiten.

MuyPymes: ¿Cómo se garantiza la seguridad en el trámite de documentación a través de Internet?

Javier Polo: Gracias a la tecnología Blockchain con el que cuenta nuestra herramienta. Nuestro producto captura evidencias durante todo el proceso y las almacena en Blockchain en un “libro de bloques” que es absolutamente inmutable debido a la propia naturaleza de la tecnología.

Evidentemente, estas evidencias han sido encriptadas con algoritmos que impiden acceder a su contenido, excepto a nuestros clientes.

Tal es así que instituciones públicas e importantes empresas del ámbito privado como Booking confían ya en esta plataforma, tanto para garantizar el respaldo legal de sus reuniones virtuales como para facilitar la atención al ciudadano.

MuyPymes: ¿Qué beneficios aporta a las administraciones públicas? ¿Y al ciudadano?

Javier Polo: Una de las más útiles es que Councilbox permite celebrar reuniones online gestionando de forma integral y con seguridad jurídica, los procesos de reuniones telemáticas de todo tipo, es decir, el nivel de seguridad que aporta a ambas partes. Por ejemplo, si algún miembro impugnara una junta o un ciudadano los trámites llevados a cabo con esta herramienta, con nuestra herramienta se puede demostrar, con evidencias, todos los eventos que ocurrieron, y con sellado temporal. De hecho, ya nos hemos enfrentado a intentos de impugnación y ninguno ha prosperado.

En el caso de atención a la ciudadanía o a proceso personalizados de cliente, queremos destacar su alta capacidad de integración. Así, a pesar de que nuestro producto da solución completa de principio a fin y por tanto incorpora la tramitación de cita previa, verificación de identidad, aceptación de consentimientos, compartición de documentos e incluso redacción automática de acuerdos; permite la integración con sistemas estándar como el DNI electrónico, certificado de FNMT u otros sistemas que pueda tener el cliente, bien sean de entrada de información (por ejemplo, gestión de cita) o de salida (típicamente carpetas documentales o sedes electrónicas).

Y finalmente, de cara al ciudadano o usuario final, el mayor beneficio, sin duda, es la facilidad de acceso, en sentido amplio, ya que no debe desplazarse a las oficinas o sedes (pensemos el personas con movilidad reducida o que vivan en zonas alejadas o de difícil acceso) ni instalarse aplicaciones o plug-ins, solo necesita un navegador web y acceso a internet. Del resto ya nos ocupamos nosotros. Y por supuesto, con total seguridad.

MuyPymes: Además de la atención al ciudadano, ¿qué otros usos tiene la solución de Councilbox?

Javier Polo: Precisamente nuestro producto nace para dar solución a la celebración de reuniones con una estructura legal rígida, y ayudar a los administradores con funciones como controlar el quorum incluso cuando hay representados, vincular votaciones a puntos concretos del orden del día, ponderar el peso de cada voto o generar el acta de todo lo ocurrido de forma automática, por poner algunos ejemplos.

Además, Councilbox da la oportunidad de organizar estas reuniones de manera remota, presencial o híbrida, lo que nos convierte en el producto ideal para la celebración de estas juntas, asambleas, etc., ofreciendo practicidad, sencillez y rapidez. De esta manera, las administraciones pueden aumentar su rendimiento y la rentabilidad, ahorrando hasta un 80% del tiempo empleado.

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