Los cinco principales usos de la firma electrónica en las pymes

La firma electrónica está experimentando una fuerte adopción. Los resultados de un reciente estudio realizado por MarketsandMarkets estiman que “el mercado mundial de firmas digitales crecerá de 1.200 millones de dólares, en 2018, a 5.500 millones para 2023”.

Esto no es sorprendente. Los procesos de firma electrónica son más rápidos y fáciles que las firmas tradicionales, lo que brinda numerosos beneficios comerciales muy atractivos y las empresas son, cada vez más, conscientes de la importancia de adaptarse a estas nuevas tecnologías.

Pero cuando escuchas hablar de la firma electrónica, quizás piensas que es un lujo reservado para grandes empresas y que su implementación es complicada, cuando en realidad es más simple de lo que se cree si eliges el proveedor adecuado. De hecho esta herramienta puede ser uno de los primeros pasos en la transformación digital de una pyme.

Con la innovación que ofrece esta solución tecnológica, las pequeñas y medianas empresas pueden, entre otros beneficios, impulsar sus ingresos al acelerar los procesos necesarios para cerrar una venta.

Los propietarios o empleados de una pequeña o mediana empresa, a menudo desempeñan múltiples funciones en distintas funciones y departamentos, incluidos ventas, marketing, recursos humanos, finanzas y legal. Todas estas operaciones son papeles que se deben firmar para mantener el negocio en movimientos. Se acumula, lleva tiempo y puede ralentizar el negocio.

Para ellos es fundamental racionalizar y automatizar, tanto como sea posible, todos los procesos documentales para no interferir en el tiempo dedicado a las funciones clave de la empresa: el desarrollo comercial y el servicio al cliente.

La tecnología de firma electrónica ofrece a las pymes una forma de reducir riesgos, ahorrar recursos y una mejor experiencia del cliente principalmente en los siguientes cinco casos de uso:

1. Contratos de ventas con clientes desde cualquier parte del mundo

Con la firma electrónica cierra más contratos de ventas, el documento más importante sin duda para una pyme y que en muchas ocasiones necesita un método ágil porque necesita varias firmas que suele retrasar el proceso.

Al evitar la generación, gestión y traslado de documentos físicos que requieren una rúbrica, la firma electrónica reduce los ciclos de firmas, que pasan días a horas. Por ejemplo, el 68% de los contratos comerciales enviados con la firma electrónica de Signaturit se firman el mismo día.

2. Órdenes de compra

Para las empresas centradas en proyectos, firmar una orden de compra en 3 clics y evitar retrasos de confirmación con los proveedores marca la diferencia para el éxito.

3. Alta de nuevos clientes

El onboarding de un nuevo cliente cuanto más sencillo y cómodo para ambas partes, mejores resultados. Acelera la experiencia digitalizando todo el proceso, desde el primer contacto, alta, hasta el archivo pasando por la firma de los documentos: contratos, políticas de protección de datos, mandatos SEPA, etc.

4. Políticas de protección de datos

Tanto autónomos como pymes deben cumplir la reglamentación de protección de datos de clientes, empleados y proveedores.

Con la firma electrónica pueden obtener el consentimiento para el tratamientos de los datos de forma segura, ágil y sobre todo legal.

5. Procesos internos de recursos humanos

Contratos laborales, contrato de confidencialidad, firma de periodos vacacionales, nóminas, etc. La firma electrónica, sencilla de implementar y fácil de utilizar, consigue cerrar en cuestión de minutos toda esta documentación gracias a su digitalización y firma online.

Por tanto, la firma electrónica ayuda a que cualquier negocio funcione mejor. A que pueda hacer más en menos tiempo, esté donde esté y sin necesidad de desplazamientos.

La firma electrónica en el sector inmobiliario, hostelería, servicios, asesorías, educación, etc. siempre es una buena opción para la optimización de recursos que supone una disminución de los tiempos y la mejora de la gestión con el cliente.

Con la plataforma Signaturit, la puesta en marcha es inmediata. Ofrece una experiencia intuitiva a sus usuarios para el manejo rápido de la herramienta. Todo lo que tienes que hacer es crear una cuenta comenzar y enviar tus documentos para firmar directamente.

Juan Zamora, CEO y cofundador de Signaturit.

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