Cuáles son las principales funcionalidades de los software de gestión

Identificamos el software de gestión con el conjunto de programas informáticos creados para la realización de tareas administrativas. Dicho software suele tener una gran utilidad para analizar grandes cantidades de documentos, con el objetivo de rastrear, almacenar, archivar y organizar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel.

Estos documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada en una base de datos. La mayoría de estos productos tienen la capacidad de mantener un registro de las distintas versiones y modificaciones de los documentos que vayan llevando a cabo los usuarios.

La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base de datos permite el acceso rápido mediante diversos métodos a la información contenida en los documentos. Además, estos sistemas suelen tener medios de almacenamiento, seguridad y una alta capacidad de recuperación e indexación.

A continuación, vamos a mencionar algunos de los principales softwares de gestión que existen.

ERP

El término ERP se refiere a Enterprise Resource Planning, que significa en inglés sistema de planificación de recursos empresariales. Estos programas se hacen cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución pasando por recursos humanos.

Los sistemas ERP suponen una gran inversión para las empresas. Según una encuesta de Panorama Consulting de 2013, recogida por Tic Portal, un 40% de las empresas que adquieren un ERP notan un aumento la productividad.

Las ventajas de utilizar este tipo de sistemas son varias pero podríamos destacar la automatización de procesos de la empresa, la disponibilidad de la información de la empresa en una misma plataforma, la integración de las distintas bases de datos de una compañía en un solo programa y el ahorro considerable de tiempo y costes.

Los ERP  generan integración en Business Intelligence, permitiendo realizar informes sobre el estado de su empresa directamente con los datos del sistema ERP. Esto ofrece un nivel de conocimiento detallado y actualizado del estado de la empresa que resulta indispensable a la hora de analizar y mejorar procesos internos como el marketing y ventas, la organización u otros aspectos clave de una compañía.

CRM

Los softwares CRM, Customer Relationship Management,  hacen referencia a un sistema que permite a las empresas rastrear cada interacción con los clientes, tanto actuales como futuros.

La mayoría de los CRM tienen características para hacer seguimiento de nombres, correos electrónicos y números de teléfono de clientes potenciales y actuales. Otros pueden rastrear llamadas telefónicas, llevar un registro de los correos enviados a los posibles clientes y hacer seguimiento a las fuentes de dichos  clientes en las redes sociales. Los sistemas más avanzados y complejos pueden dirigir  las oportunidades de venta hacia los representantes correctos y llevar un registro de las interacciones con los equipos de asistencia técnica al cliente.

Independientemente de las características que tenga, el objetivo de implementar un CRM es crear un sistema que las empresas (por lo general, los equipos de ventas y de marketing) puedan usar para interactuar de manera más eficaz y efectiva con los clientes potenciales y actuales, según asegura Hubspot.

Los equipos de marketing a menudo usan un sistema CRM para asegurarse de que están dirigiendo las oportunidades de venta correctas hacia el equipo de ventas, lo cual es un aspecto clave para desarrollar una sólida relación con el mismo. En lo que respecta al equipo de ventas, tener todo el historial del cliente potencial en una única plataforma le permite ahorrar mucho tiempo y mejorar la productividad.

Programa de facturación

Los programas de facturación son muy importantes para tener nuestras cuentas al día y llevar un cierto orden en lo que respecta a los ingresos y los gastos. Podemos decir, según la definición de Debitoor, que un programa de facturación es un software informático para gestionar y controlar el envío y recepción de facturas de bienes y servicios entre autónomos y empresas.

Toda actividad económica de un autónomo o empresa ha de estar documentada, tanto por motivos fiscales como contables.

El documento legal y justificativo de todo intercambio de bienes y servicios es la factura.

Los softwares de facturación incorporan plantillas de factura con todos los contenidos esenciales que dicta la normativa de facturación:

• Número de factura.
• Fecha de emisión (y fecha de operaciones cuando esta no coincida con la de expedición).
• Datos del emisor: nombre o razón social, NIF o CIF y dirección.
• Datos del receptor (cliente): nombre o razón social, NIF o CIF y dirección.
• Descripción de las operaciones: bienes o servicios que se ofrecen con su correspondiente precio unitario antes de impuestos y número de unidades para que se pueda calcuar la base imponible correctamente.
• El tipo impositvo (IVA y, en caso de autónomos, IRPF)
• La cuota tributaria.
• Importe final.

Un programa de facturación puede incorporar, además, otros elementos en la factura para acentuar la profesionalidad del autónomo o empresa:

• Diseño de factura.
• Firma.

El diseño hace de la factura un instrumento no solo estéticamente bello, sino también más flexible, que permite modificar parte de la estructura de la plantilla, sin alterar, ahora bien, sus contenidos obligatorios.

Además de la emisión de facturas, un software de facturación también permite gestionar otros elementos importantes para la facturación de un autónomo:

• El registro de los gastos, ya sean de facturas de proveedores, tickets de compra, recibos, etc.
• Sistema OR para reconocer y registrar automáticamente la información esencial de los documentos de gastos.
• La lista de clientes y proveedores.
• CRM de clientes.
• La emisión de presupuestos y albaranes.
• La emisión de facturas en otros idiomas.
• La emisión de facturas multidivisa.
• El envío de recordatorios de facturas impagadas.
• Emisión de facturas de abono, ya sean notas de crédito o facturas rectificativas.

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